Inventaire : qu’est-ce qu’un inventaire ?
2,5 millions d’entreprises procèdent à un inventaire magasin chaque année. Qu’il soit annuel, en alternance, permanent ou intermittent, ou encore un inventaire tournant, l’inventaire physique est une obligation légale à laquelle doivent s’astreindre toutes les entreprises du secteur marchand, à l’exclusion des microentreprises et agricole, en France, selon l’article 123–12 du code de commerce. Chaque exercice, soit une année en terme comptable, fait l’objet d’un bilan pour lequel l’inventaire permet de déterminer le patrimoine de chaque entreprise. L’inventaire est un incontournable de la logistique. Voyons ce qu’est l’inventaire.
Inventaire définition
L’inventaire (du latin Inventus) consiste à compter les stocks à la date de la clôture des comptes. Il s’établit grâce à une liste à la Prévert. Cet inventaire se fait boutique fermée et avec du personnel intermittent d’agence d’intérim selon la taille de l’inventaire physique. Il existe quatre sortes d’inventaires : continu ou discontinu, intermittent ou l’inventaire tournant qui ne nécessite aucune fermeture ni personnel d’intérim mais nécessite beaucoup de rigueur au quotidien.
Avec l’inventaire physique, vous définissez votre composition actuelle et tous les actifs commerciaux doivent être répertoriés. Le but de ce processus est de déterminer l’inventaire. Les commerçants et les sous-traitants doivent surveiller régulièrement ce qui se trouve dans leur stock à l’aide d’un système d’inventaire. Il n’est pas rare que l’inventaire réel corresponde à la comptabilité. Ainsi, il a trois missions principales : inventorier votre parc comptable annuel, cet inventaire sert à détecter les pertes, vols, etc. Puis, vous pouvez corriger la comptabilité des stocks avec l’inventaire physique. Certaines directives basées sur les principes comptables doivent être suivies pour fonctionner.
La séparation des exercices et des tâches
Premièrement, il faut ranger l’ensemble et regrouper les articles similaires pour faciliter leur comptage. Puis, il faudra désigner les personnes en charge de chaque zone pour ne pas faire de doublon. Enfin, il faut que l’entreprise établisse son inventaire physique pendant les périodes de fermeture pour éviter des erreurs. Généralement, il est fait lorsque les magasins sont fermés sur une soirée, un week-end selon la taille.
Le principe de comptage
Au moment du lancement de l’inventaire physique, chacun doit disposer d’une feuille d’inventaire de type liste à la Prévert ou d’une tablette de comptage sur lequel il indique la référence et précise le nombre d’unités. Chaque feuille de décompte doit être authentifiée et signée par le responsable, qui peut effectuer une vérification de ce qui a été fait. Pour éviter les doublons, vous pouvez :
• Former des groupes, pour définir précisément qui déterminera quoi ;
• Dessinez une croix sur la feuille ou la tablette dédiée qui vient d’être comptée.
Le principe d’exhaustivité
Tous les stocks doivent être identifiés et comptés. Chaque coin et recoin de l’entreprise doivent être examinés. Prévoyez également de compter les jours de fermeture afin qu’il n’y ait aucun mouvement dans l’inventaire magasin pendant que vous comptez. En effet, il est préférable de fermer l’entreprise pendant l’inventaire physique ou de la réduire.
Et pour que l’arrêt soit le plus court possible, deux :
- Impliquer tous les salariés,
- Effectuer un inventaire partiel pendant les heures de fermeture,
- Faites appel à l’intérim.
Qu’est-ce qu’un inventaire ?
Toute personne, physique ou morale, qui effectue une transaction, doit tenir un livre d’inventaire. Si ce dernier est un élément essentiel de l’établissement d’un bilan, ce bilan n’est pas obligatoire pour tous. Le grand livre d’inventaire contient tous les actifs et actifs d’une entreprise. Par conséquent, il offre une vision de l’activité économique globale.
Il s’agit d’une obligation uniquement si votre activité porte sur des produits finis et/ou des matières premières. L’inventaire comptable est un document obligatoire chaque année avant le 31 décembre courant. L’article L 123–12 du Code de commerce impose à tout commerçant de “vérifier, au moins tous les douze mois, l’existence et le bien-fondé des éléments et du passif du bien.” de la société et d’établir un compte annuel à la fin de l’exercice. ».
Pourquoi faire un inventaire ?
L’inventaire consiste en un décompte de l’ensemble des éléments de l’actif c’est-à-dire les biens et du passif, les dettes comptables et physiques de l’entreprise. Ainsi, on retrouve entre autres :
- Biens immobiliers
- Biens mobiliers
- Créances
- Dettes
- Matières premières
- Produits finis
- Stocks
Ainsi, cet état des lieux vous permet de démontrer l’existence du patrimoine de votre entreprise. Mais aussi, que vous en êtes le propriétaire, ce qui est nécessaire en cas de contrôle fiscal. Il vous permet également de contrôler l’état de vos stocks. Des inventaires magasins réguliers permettent d’observer des écarts qui peuvent être importants à long terme. C’est notamment le cas en cas de vol, d’articles invendus ou d’objets endommagés, cassés.
Ce que dit la loi
La législation prévoit une obligation d’en établir un pour toutes les entreprises hors agricole et microentreprise selon l’article L123–12 CC.
Il est établi une fois par an pour contrôler les biens et les créances de l’entreprise afin de déterminer son patrimoine. Par ailleurs, les entreprises à but commercial doivent tenir obligatoirement un livre d’inventaire qui regroupe l’ensemble du patrimoine. Ce document permet de justifier de celui-ci notamment en cas de contrôle fiscal ainsi que l’authenticité du bilan comptable de l’entreprise.
Comment réaliser un inventaire ?
Le procédé de mise en œuvre
Donner aux groupes un processus de travail. Par exemple, travailler de gauche à droite et de haut en bas s’est avéré efficace. Dans le processus, vous pouvez également indiquer la précision des mesures. Une fois que l’équipe a enregistré un groupe de produits, elle marque clairement la zone afin qu’il n’y ait pas de confusion. Vous pouvez également mettre en place un point de contact central, vous pouvez trouver un gestionnaire d’inventaire magasin avec des questions.
Les équipes soumettent également leurs “listes à la Prévert” d’inventaire complétées ici. Le nom du compteur, de l’enregistreur et du testeur et la date sont entrés dans la liste. Pour réduire la paperasserie, il existe des scanners manuels, notamment pour les éléments pouvant être fournis avec code-barres.
Comme support technique supplémentaire, l’inventaire doit être utilisé. Si vous tenez compte du grand nombre de pièces en stock, il vaut probablement la peine d’utiliser certaines de ces balances. Vous fournissez ces balances avec des informations sur votre entrepôt. De cette façon, l’appareil connaît la différence. Maintenant, votre personnel met le même volume sans indiquer le poids ou la quantité.
Les différentes sortes d’inventaires
Inventorier le stock est une obligation pour tous en France. L’inventaire physique consiste à identifier, compter et évaluer l’état des stocks au jour de la clôture comptable des comptes.
Il est nécessaire de déterminer quantitativement les stocks réels à l’inventaire disponible. Les matières premières, les biens en cours de production de produits manufacturés qui n’ont pas encore été vendus ou livrés sont inclus dans l’inventaire de l’entrepôt.
Les stocks physiques sont comparés aux stocks théoriques. En cas d’écart, on parle d’écarts d’inventaire. Une gestion des stocks efficace permet de faciliter la réalisation de l’inventaire tournant. Ceci est surmonté notamment par un bon étiquetage des produits, une organisation précise des différents types de stocks. Il existe différents types de méthodes d’inventaire magasin selon la cyclicité de l’exécution ou de la marchandise.
Qui choisir pour faire votre inventaire ?
Si vous utilisez un logiciel de gestion des stocks, vous pouvez facilement gérer votre inventaire et garder une vue d’ensemble de votre inventaire. Par ailleurs, en cas de revente de la société, l’inventaire physique participe à sa valorisation globale. Cela permet de donner différentes métriques de performance aux acquéreurs et partenaires financiers. Cependant, il est possible de remplir cette formalité des logiciels comptables.
Tout dépend de la taille de votre entreprise. Et, en l’absence de logiciel ERP, plus vous avez de stock, plus il faudra faire appel à votre personnel, mais aussi de l’extérieur comme des intérimaires. En revanche, un inventaire magasin ne peut pas être fait uniquement par une entreprise extérieure telle que l’intérim qui ne connaît pas tous vos produits. Dans tous les cas, assurez-vous qu’ils sont bien formés sur les méthodes d’inventaire mises en place dans votre entreprise et documentées dans un processus. Facilitez les tâches du préposé à l’inventaire en alignant correctement l’espace de stockage devant l’inventaire et en préparant des sommaires identiques à des listes à la Prévert contenant leurs références et leurs emplacements de stockage dans l’entrepôt.
Quels sont les différents types d’inventaire ?
L’inventaire de caisse
La réalisation d’un inventaire de caisse permet de vérifier toutes les transactions saisies dans le journal de caisse. Ceci, pour rapprocher le solde théorique du solde existant dans la caisse. Son objectif est simple.
Évitez le décalage entre ce que nous avons dans la boîte et ce que nous devons avoir. Ce type d’inventaire doit être fait annuellement, au moins une fois. Cela peut en fait être fait plus souvent, selon les besoins de l’entreprise.
L’inventaire des stocks
L’inventaire comprend la liste de tous les stocks :
- Marchandises
- Matières premières
- Produits en cours de fabrication
- Produits finis
L’objectif de l’inventaire du stock est de n’avoir aucune différence. Ce qu’il faut vraiment, ce n’est ni trop de produits, ni trop peu de produits.
En cas de divergences, il est nécessaire d’analyser et de trouver la cause. L’inventaire physique doit être fait au moins une fois par an.
L’inventaire des immobilisations
Les immobilisations regroupent :
- Financement : titres de participation, titres immobilisés, prêts, garanties,
- Biens corporels : équipements, bâtiments, terrains, installations, etc.
Il s’agit d’une procédure plus complexe, nécessitant de nombreux aspects techniques. Elle doit avoir lieu en fin d’exercice au moins une fois par an.
L’inventaire tournant
La rotation des stocks demande rigueur et méthode tout au long de l’année. En effet, il compte périodiquement tous vos produits, dans des cycles mis en place par la bonne classification. En conséquence, certains produits seront facturés tous les mois, tandis que d’autres seront comptés trimestriellement ou seulement une fois par an.
Les avantages de l’inventaire tournant
La rotation des stocks est appréciée pour sa flexibilité tout au long de l’année et se traduit par une optimisation des coûts. En effet, il ne nécessite aucune opération de fermeture ou d’opération partielle de magasin. Il ne nécessite pas non plus de recrutement de personnel ni d’agence d’intérim.
Les inconvénients de la rotation des stocks
Cet inventaire tournant est exigeant à mettre en œuvre, il est basé sur une classification exacte qui répond à 80/20, également connue sous le nom de loi de Pareto.
L’inventaire permanent ou continue
Aussi connu sous le nom d’inventaire informatique, l’inventaire perpétuel est particulièrement populaire auprès des entreprises ayant beaucoup d’inventaires magasin. En effet, il comptabilise chaque produit acheté ou fabriqué au moment de leur achat ou de leur fabrication.
Les avantages de l’inventaire permanent
Votre stock est mis à jour en temps réel, cela a l’avantage de ne jamais tomber en rupture de stock, surtout que vous avez de grosses rotations. De plus, si vous stockez une grande variété de produits et de matières premières, cela améliorera votre temps et votre argent. En fait, il n’est pas nécessaire de faire de grandes opérations pour compter chaque élément. Vous évitez également tout risque d’erreur.
Les inconvénients de l’inventaire perpétuel
L’inventaire physique permanent nécessite un logiciel ERP, qui peut être assez coûteux. Sa mise en œuvre peut nécessiter une vue des processus de votre entreprise. À ce titre, il s’agit d’un projet important à mettre en place et qui nécessite l’implication de vos équipes.
L’inventaire intermittent ou discontinu
La dernière catégorie de stock pour le contrôle des écarts de stock est discontinue, car différenciée par méthode comptable. Il comprend le décompte des stocks de début d’année comptabilisés. En fin d’exercice, elle est annulée et les frais afférents sont crédités sur la valeur des biens vendus. Et, nous débitons également la valeur des marchandises pour lesquelles le compte change d’inventaire. Si des écarts sont constatés, un inventaire physique sera effectué pour déterminer la cause.
Les avantages de l’inventaire intermittent
Très facile à installer, ne nécessite pas d’investissement élevé.
Les inconvénients de l’inventaire intermittent
Cette méthode est moins précise que la méthode dite permanente, mais efficace pour une petite entreprise avec un faible stock.
Conclusion
Pour conclure, quelle que soit la méthode choisie : continue ou discontinue, inventaire tournant ou intermittent, votre inventaire physique, il est indispensable d’être rigoureux dans le comptage du stock, pour la différence qui peut se faire bien souvent sans outils. L’inventaire magasin doit respecter les grands principes de la comptabilité : séparation des exercices, exhaustivité et principe de comptage des stocks à l’aide d’une liste à la Prévert, à moins d’un inventaire tournant. L’essentiel est la rigueur car il a un impact sur le patrimoine de votre entreprise.
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