Gestion du personnel : l’automatisation est-elle inévitable ?
La gestion du personnel se trouve au cœur des préoccupations de toutes les structures, qu’il s’agisse de TPE ou de multinationales. En effet, de nombreuses tâches telles que le recrutement, le versement des salaires ou encore les déclarations URSSAF doivent être réalisées avec la plus grande précision.
Pour ce faire, les services des ressources humaines utilisent de plus en plus des logiciels spécialisés pour la gestion du personnel. Ces outils permettent d’optimiser le temps de travail du personnel RH, tout en réduisant le coût administratif pour les employeurs. Compte tenu de l’ampleur de la digitalisation, assiste-t-on à une automatisation des processus de gestion du personnel ? Le monde de demain sera-t-il totalement digital ?
La gestion du personnel en bref
Avant de rentrer dans le vif du sujet concernant l’automatisation des processus RH, il convient de rappeler en quoi consiste la gestion du personnel. Il s’agit de la gestion administrative opérationnelle et fonctionnelle de l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise. Ainsi, il ne faut pas confondre la gestion du personnel avec celle des ressources humaines, cette dernière reposant sur des aspects particulièrement stratégiques et en lien avec le développement. Il s’agit bien là d’un autre volet du secteur des ressources humaines.
La gestion du personnel comprend principalement les missions suivantes :
- gestion des contrats de travail,
- gestion des demandes de congés,
- échanges avec les diverses administrations,
- gestion des absences des salariés,
- versement des salaires,
- gestion des durées de travail.
Il s’agit d’une liste non exhaustive, car les missions liées à la gestion du personnel sont très vastes et adaptées en fonction des spécificités des entreprises.
La gestion du personnel est donc un pilier de l’entreprise. Le fonctionnement de l’entreprise est soumis à la réalisation de ces tâches administratives. Ainsi, compte tenu du caractère chronophage de certaines missions, les employeurs n’hésitent pas à s’équiper d’outils permettant une automatisation de certains processus. Les logiciels de gestion du personnel se présentent ainsi comme de véritables outils de support pour l’optimisation des coûts en lien avec l’administration du personnel.
Les atouts d’un logiciel de gestion du personnel
Automatisation et simplification sont les mots-clés qui définissent un logiciel de gestion du personnel. Il s’agit d’un outil qui offre aux gestionnaires RH la possibilité de réaliser des tâches complexes en un temps record. Ainsi, la digitalisation de la gestion administrative du personnel présente des avantages considérables, notamment la réduction des coûts ainsi qu’un réel accroissement de la productivité. À cet effet, vous pouvez retrouver plus d’informations sur la gestion du personnel sur cette page et découvrir les différentes solutions de mise en œuvre d’un logiciel de gestion du personnel. Automatisation de la paie et des ressources humaines, vous découvrirez les fonctionnalités indispensables pour une optimisation du temps de travail.
Les tâches particulièrement complexes et chronophages peuvent être centralisées dans l’outil. Une véritable révolution pour l’ensemble des gestionnaires des services de ressources humaines.
Logiciel de gestion du personnel : comment faire le bon choix ?
Le choix du logiciel de gestion du personnel est déterminant pour la réalisation des tâches opérationnelles. Il convient ainsi d’analyser avec la plus grande attention les diverses fonctionnalités de l’outil. Les logiciels permettent de gérer divers aspects tels que la gestion des talents, la gestion de la paie ou encore du temps de travail. De véritables outils clés en main qui peuvent répondre aux spécificités des activités des structures.
Le logiciel de gestion du personnel se présente comme une ressource digitale incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser l’ensemble des processus RH.
Par ailleurs, cet outil est utile à la fois pour les gestionnaires RH, mais aussi pour les salariés qui peuvent y accéder afin de consulter des informations personnelles. Une centralisation des données particulièrement appréciable afin de faciliter la transmission d’informations entre les services RH et les collaborateurs. À l’heure de l’expansion du télétravail, ces outils assurent une meilleure fluidité dans la communication entre les départements RH et les salariés.
Le logiciel de gestion du personnel permet de sécuriser les données RH
Autre atout incontestable du logiciel de gestion du personnel : la sécurisation de l’ensemble des données RH. En effet, depuis la mise en place du RGPD en 2018, il est indispensable de veiller à la protection des données personnelles des collaborateurs. Cela est possible grâce à l’utilisation de cet outil de gestion qui offre une protection optimale de l’ensemble des informations.
L’accès aux données est sécurisé grâce à un système d’authentification via un nom d’utilisateur et un mot de passe. De plus, les données sont archivées dans le système.
En ce qui concerne l’hébergement des données utilisateurs, celui-ci est sécurisé avec une sauvegarde des données en temps réel. Il s’agit là d’éléments à vérifier avec la plus grande attention lors du choix du logiciel de gestion du personnel afin d’éviter toute problématique en cas d’anomalie sur le serveur.
Comment mettre en place un logiciel de gestion du personnel ?
La mise en place d’un outil de gestion du personnel nécessite plusieurs étapes à respecter afin de déployer le système dans les meilleures conditions. Tout d’abord, comme évoqué précédemment, il est capital de procéder à un choix méthodique et rigoureux de la solution la plus adaptée aux besoins de l’entreprise. Les caractéristiques ainsi que les diverses fonctionnalités du logiciel sont donc à étudier avec la plus grande attention.
Ensuite, il convient d’analyser la conformité de l’outil sélectionné avec la CNIL. Une haute sécurisation des données liées à l’entreprise et aux collaborateurs est déterminante. Une fois le logiciel de gestion du personnel choisi, il est important d’en informer les représentants du personnel ainsi que les collaborateurs. Les utilisateurs doivent avoir accès à leur dossier numérique en toute liberté via une authentification préalable.
La phase la plus critique concerne ensuite le déploiement de l’outil. Une formation des collaborateurs est généralement nécessaire à ce stade afin de les familiariser et d’optimiser les échanges. Les logiciels sont généralement simples à prendre en main et ne nécessitent pas une formation approfondie. Un atout supplémentaire pour ces outils de travail digitaux.
Gestion du personnel : à quoi faut-il s’attendre dans l’avenir ?
Compte tenu des nombreux avantages liés à l’utilisation d’un outil de gestion du personnel, l’automatisation apparaît comme étant incontournable pour les entreprises.
Ce type d’outil offre une réelle polyvalence et une grande flexibilité pour la réalisation des tâches du département des ressources humaines. Outre l’augmentation de la productivité, il facilite aussi grandement les échanges entre les salariés et les gestionnaires RH, un critère non négligeable.
La pandémie actuelle entraîne de nombreux bouleversements au sein des entreprises. On assiste à une accélération de la digitalisation et un accroissement inévitable des échanges à distance. Dans ce contexte, les outils tels que les logiciels de gestion du personnel s’avèrent fondamentaux pour le bon fonctionnement des services.
Les récentes données concernant le télétravail en France indiquent une augmentation massive de ce mode de fonctionnement. Une tendance qui tend à s’accentuer compte tenu des mesures prises pour freiner la pandémie. Les employeurs restent particulièrement attentifs aux évolutions et aux diverses mesures prises par le gouvernement afin d’adapter au mieux les modalités liées au travail à distance. Le monde de demain sera majoritairement digital et les changements sont en marche.
On assiste ainsi à une pérennisation inévitable du phénomène de digitalisation et un renforcement des échanges à distance via des outils collaboratifs.
Logiciels de gestion du personnel, outils de messagerie et de visioconférences, autant de ressources digitales nécessaires et indispensables pour les entreprises. Le monde du travail est en pleine mutation et ce n’est que le début si l’on analyse les évolutions numériques envisagées dans les prochaines années.
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