Gemba : Qu’est-ce que la démarche Gemba du Lean management ?
S’il est une méthodologie qui a fait la réussite de Starbucks, c’est bien la Gemba walk. Mais nous y reviendrons. Outil essentiel du lean management, la méthode Gemba a permis à de nombreuses entreprises de booster leur performance (et dans le cas de Startbucks, de garantir une satisfaction client maximale). Je vous propose de découvrir tout ce qu’il faut savoir sur la Gemba walk.
Qu’est-ce que le GEMBA ?
La marche GEMBA Walk est un outil indispensable dans l’amélioration des performances d’une entreprise ou d’un projet.
Origine et définition de la démarche GEMBA Walk
D’origine japonaise, le terme GEMBA signifie le « vrai lieu » ou « là où les choses se passent ». Il repose sur le principe du genshi genbutsu qui signifie « va sur place et observe ». Développée par Taiichi Ohno, père de la « Production juste à temps », cette méthodologie constitue une véritable opportunité pour vos collaborateurs.
En plus de les aider à quitter la routine quotidienne, ils voient où s’effectue le vrai travail. Cela leur permet de tisser une relation de travail basée sur la confiance. Concrètement, le GEMBA Walk consiste pour le manager à se déplacer dans le service ou l’entreprise pour relever les gaspillages. Ces derniers peuvent ainsi être éliminés plus facilement. En vous déplaçant sur le terrain, vous observez directement les conditions réelles de travail de vos agents. C’est aussi l’occasion de relever sur place les problèmes, les dysfonctionnements et les gaspillages les plus fréquents.
Soulignons que la marche GEMBA s’applique à toute sorte d’organisation. Vous pouvez ainsi l’appliquer dans votre entreprise, dans une industrie, un service, un atelier ou même dans une usine. Après avoir identifié les dysfonctionnements et mudas (terme japonais signifiant le « gâchis ») au sein de votre société, vient ensuite la phase des questions.
Vous, ou la personne déléguée pour effectuer le travail, pose les questions relevées lors de l’observation aux employés de l’entreprise. En ajustant les réponses, le manager peut alors prendre les décisions idoines pour améliorer le processus.
Rôle et avantages de l’outil GEMBA
Le premier rôle de la marche GEMBA est d’examiner, dans les moindres détails, la chaîne de valeur de l’organisation. Elle vise à identifier les comportements positifs des travailleurs que vous devez renforcer. D’autre part, le GEMBA Walk permet de relever les points à problème en vue de les corriger. Concrètement, cet outil du lean management vise à aller à la rencontre des équipes opérationnelles en situation de travail. Cela favorise l’identification et la résolution de leurs difficultés du quotidien pour améliorer le quotidien de vos équipes. En définitive, c’est la performance globale de la société qui se trouve renforcée.
Chez Amalo Recrutement, nous recommandons la méthode GEMBA aux managers et entreprises en raison de ses multiples avantages. Cet outil permet dans un premier temps de prendre contact avec le terrain. Pour les employés, c’est le moment de prendre du recul sur leurs activités pour mieux cerner ce qui marche ou non. C’est un excellent moyen de détecter les bonnes pratiques afin que tous vos collaborateurs l’adoptent.
En optant pour le GEMBA Walk, le manager identifie plus rapidement les problèmes ou dysfonctionnements. Vous pouvez ensuite les catégoriser plus aisément et en rechercher les causes profondes. Une fois les origines des problèmes déterminées, nous vous conseillons alors d’y remédier pour que la conjoncture ne s’aggrave pas. Cet outil de lean management favorise aussi l’intelligence collective. En réfléchissant collectivement, vous trouvez des solutions efficaces et plus rapidement.
En termes de cohésion de groupe, l’outil GEMBA Walk renforce le sentiment d’appartenance au groupe. Vos collaborateurs se sentent écoutés, pris en compte dans la marche de performance de l’entreprise. Ils ne sont plus de simples exécutants obéissant aux ordres. Les travailleurs deviennent ainsi des acteurs à part entière dans leur domaine de compétence et dans la société. C’est enfin une véritable source de motivation de vos équipes, notamment sur la durée.
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Comment mener à bien un GEMBA WALK ?
Pour mettre en œuvre un projet GEMBA Walk, vous devez développer certaines aptitudes afin de tirer le meilleur profit. Nous vous conseillons d’abord d’écouter les difficultés rencontrées lors des observations par vos employés. Je vous recommande aussi de privilégier les questions ouvertes et neutres pour ne pas tirer de conclusions hâtives.
La discussion avec vos collaborateurs est également primordiale dans une démarche GEMBA. C’est d’ailleurs d’excellents moments de partage entre vous et vos employés. Vous devez de ce fait aider vos équipes à cultiver et à promouvoir le travail ensemble pour la résolution des problèmes. Veillez enfin à donner aux équipes les moyens financiers, la logistique et le temps nécessaire pour mener à bien la marche.
En définitive, nous résumons la marche GEMBA en 3 éléments essentiels. Vous devez aller et voir, demander pourquoi et écouter, dans le respect des travailleurs.
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Quelles sont les étapes d’une marche GEMBA ?
Un vrai GEMBA Walk ne s’improvise pas. C’est pourquoi nous recommandons de bien la préparer pour tirer le meilleur de cette méthode. La mise en œuvre de l’outil suit des étapes précises.
Chez Amalo Recrutement, nous résumons le processus en plusieurs étapes structurées pour bien conduire une marche GEMBA Walk. Vous profitez ainsi pleinement des effets de la situation en respectant le processus ci-dessus présenté.
Préparez la démarche et sélectionnez l’équipe de travail
La première étape d’une marche GEMBA Walk est de préparer conséquemment le processus. À cet effet, nous vous conseillons de définir en amont les points ou aspects qui retiendront l’attention sur le terrain. Vous focalisez mieux vos efforts afin d’identifier précisément les zones à fort potentiel de gaspillage pour une analyse efficace. Nous conseillons aussi de rassembler le maximum d’informations sur le secteur concerné par les observations à effectuer.
Une fois les aspects essentiels de l’observation à faire détecter, vous devez sélectionner l’équipe qui fera le travail. Au lieu d’aller seul sur le terrain, nous vous recommandons de faire la visite avec d’autres collaborateurs. Incluez des employés de services ou pôles différents de celui à observer. Vous êtes ainsi assurés de mettre en lumière les éléments qui vous échapperaient en conduisant le processus seul.
Observez et posez des questions
L’observation est un pilier de la marche GEMBA. Elle consiste à descendre sur le terrain, échanger avec les employés concernés pour aborder les sujets clés. Vous devez, à cet effet, concentrer vos observations sur les endroits où se trouve la chaîne de valeur. Pour plus de praticité, nous recommandons aux managers de préparer en amont quelques questions, quitte à les adapter à la situation réelle. Veillez donc à poser les questions de façon simple et précise. Nous vous recommandons par ailleurs de faire preuve d’ouverture d’esprit.
Les personnes qui effectuent l’observation doivent aussi se focaliser exclusivement sur l’observation, pas le contrôle. Veillez de ce fait à adopter une posture et un ton qui mette vos employés en confiance. Ces derniers ne doivent en effet pas avoir l’impression d’être soumis à un contrôle de leur supérieur ou employeur. Cela les rassure et constitue un gage pour un dialogue constructif.
Lorsqu’ils sont rassurés de la bonne intention de votre démarche, vos collaborateurs seront plus ouverts à l’exercice. En plus de fournir des informations justes et fiables, ils adhéreront facilement aux changements à réaliser au terme du processus. Veillez enfin à prendre des notes, photos et vidéos au cours de la phase d’observation.
Analysez les éléments observés et produisez un rapport aux équipes
Au terme du travail d’observation, vous procédez à présent à l’analyse des éléments recueillis sur le terrain. Vous énumérez d’abord tout ce que vous avez observé et les remarques des employés rencontrés. Cela vous permet de créer une liste des points positifs relevés et des difficultés ou des problèmes rencontrés. Ce point vous permet alors d’avoir une vue claire des observations effectuées pour réfléchir efficacement aux solutions possibles. Concrètement, vous observez les différents éléments pour trouver des moyens efficaces et durables à mettre en place.
Une fois les pistes trouvées, vous devez les divulguer avec vos collaborateurs, notamment ceux concernés par les dysfonctionnements. Pour une adhésion franche aux changements à opérer, nous vous conseillons de commencer par les aspects positifs de la visite. Cela constitue un élément d’émulation pour mieux accepter les problèmes observés et les issues à apporter.
Le GEMBA est une pratique managériale qui s’inscrit dans une optique d’amélioration permanente. Il vous revient donc de juger de l’opportunité ou de la fréquence de mise en œuvre de cette méthodologie.
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