ERP : Qu’est-ce qu’un ERP ? Définition !

Outil qu’il est indispensable de savoir utiliser et manipuler lorsqu’on travaille dans le secteur de la supply chain, l’erp est souvent abstrait pour les personnes novices dans le domaine. Généralement confondu avec le CRM, l’ERP est un outil complexe et complet qui peut avoir un impact sur la gestion de la relation client, mais aussi la comptabilité, la logistique, la gestion des stocks, la DSI, etc. C’est pourquoi nous avons décidé de mettre les choses a plat ! On va vous présenter notre définition de ERP. Rapide tour d’horizon de ce qu’est un “enterprise resource planning”. Utilisation, application, intérêt d’en posséder un. Vous voulez en savoir plus ? Qu’est-ce qu’un ERP 👇 c’est parti.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

ERP – Définition

L’ERP ou Enterprise Resource Planning que l’on appelle également en français PGI ou Progiciel de Gestion Intégrée est un outil central dans le système d’information d’une entreprise qui lui permet d’être plus performante et d’optimiser au maximum ses coûts et ses ressources. Pouvant être présenté comme un logiciel de gestion d’entreprise, il est un outil précieux pour les entreprises de toute taille (TPE, PME/PMI ou grands groupes). L’ERP permet la planification des ressources. Caractérisé comme un groupe de modules relié à une base de données unique, l’ERP est un outil informatisé. Il regroupe l’ensemble des fonctionnalités d’une entreprise nécessaires à la gestion de l’ensemble de son activité. Il est mis à disposition des entreprises par des éditeurs de logiciel pour les aider à optimiser et automatiser certaines tâches.

La gestion de l’ensemble des ressources

On y retrouve ainsi la gestion des Ressources Humaines, la gestion financière, la gestion comptable, les ventes, les achats, les informations de distribution et la production. Il permet de gérer et de suivre au quotidien l’ensemble des données liées à l’activité de l’entreprise, de les interconnecter et de les corréler. Ainsi tout changement sur un module impacte les autres modules et l’ERP administre automatiquement les changements. Outil à la fois managérial et de gestion, il fournit à la direction des informations en temps réel sur les Key Performance Indicators pour indicateurs Clés de Performance de chaque service. C’est également un formidable outil de gestion commerciale.

À quoi sert un ERP ?

Centralisation et Unification de l’information

L’ERP sert donc à piloter l’ensemble de l’activité de l’entreprise. Les données sont rassemblées en un même endroit et disponible à tout moment à tous les départements de l’entreprise. De plus, créé afin de standardiser les processus opérationnels des entreprises, l’ERP a pour vocation d’unifier les données mises à disposition de tous les modules. Permettant une vraie cohérence des informations et une meilleure collaboration entre les parties prenantes qui disposent de la même information au même moment. Il sert en quelque sorte de référentiel pour tous les services. Conçu également pour faciliter la circulation des informations dans l’entreprise afin d’aider à la prise de décisions car elle est axée sur l’analyse des données. Enfin, sa bonne utilisation permet d’avoir un compte de résultat lisible en temps réel.

Meilleure organisation

L’ERP permet, une gestion globalisée de l’activité. Une petite structure commence le plus souvent par utiliser des tableaux Excel pour piloter et analyser son activité. Cependant, plus l’entreprise croît, plus les données s’agrandissent, plus les KPI sont difficiles à suivre et plus les enjeux sont importants. Ainsi l’ERP permet de remplacer le papier et le crayon pour prendre des décisions !

Meilleure gestion des ressources

Un outil informatique comme l’ERP permet à une entreprise d’optimiser la gestion des ressources dont elle dispose. Qui dit ressources, dit ressources humaines mais aussi physiques. Ainsi, lorsque le commercial prend la commande d’un client, fini le long processus où il consulte d’abord les stocks, puis contact le service approvisionnement pour lancer la production, en contactant bien sûr le service comptabilité au moment de la livraison pour avoir la facture.

La gestion manuelle des données engendre une perte de rentabilité car il faut prendre le temps de saisir l’information, la transmettre et vérifier qu’elle ne soit pas perdue ou erronée. L’ERP permet alors de centraliser les données de la commande enregistrée par le commercial et d’informer tous les services de l’entreprise en temps réel. Il permet une sauvegarde et une fiabilité des données, un suivi permanent des actions en cours, et une analyse simplifiée de l’information. Ce qui produit par conséquent un gain de productivité conséquent.

Réduction des délais

La mise en place d’un ERP au sein d’une entreprise permet, à terme, d’avoir une activité globale optimisée. Dès lors que l’information circule bien et dans des délais d’exécution assez courts. Les commandes sont prises efficacement. Les produits sont réceptionnés et mis en stock rapidement. La production est enclenchée automatiquement et les produits sont plus rapidement préparés pour être expédiés aux clients. La satisfaction client est également optimisée au maximum car les produits sont livrés en temps et en heure, en bon nombre et bonne qualité.

ERP : Un outil à la carte et adaptable

Les différents modules centraux d’un logiciel ERP prennent en charge les fonctions principales de l’activité d’une entreprise. Ces outils offrent une série de tableaux de bord interconnectés pour analyser l’activité et l’optimiser en conséquence. Cependant, d’autres modules connexes peuvent s’y ajouter comme le module CRM par exemple.

Pour être totalement efficace, un ERP doit être intégré aux autres outils informatiques utilisés par l’entreprise. Ainsi le déploiement d’un nouveau système ERP en interne engendre un remaniement complet des processus, une nouvelle formation des employés à l’utilisation de cet outil et l’intégration des bases de données et des outils analytiques dans le nouvel outil.

Un outil en SaaS

L’installation d’un ERP est une solution coûteuse et assez complexe à mettre en place pour une entreprise car il faut adapter son organisation à l’outil et vice-versa. C’est un outil qui nécessite une mise à jour en temps réel. C’est pourquoi les concepteurs d’ERP se sont mis à proposer des services en mode SaaS. Concept assez récent la gestion en mode SaaS permet aux entreprises de s’abonner à des logiciels en ligne et de payer en fonction de leur utilisation effective. Ainsi plus besoin d’installer les applications sur ses propres serveurs ni de stocker ses données en interne.

Quels sont les principaux logiciels ERP ?

De nombreuses entreprises vendent des solutions ERP. Comme vous l’avez vu, il existe des formats Saas, open source, cloud, modulaire, etc. Certains acteurs sont des éditeurs de logiciel et d’autres ne sont que des intégrateurs. Certains noms ressortent régulièrement. Notons entre autres :

• SAP
• CEGID
• ORACLE
• Microsoft Dynamics AX
• SAGE
• DOLIBARR

Comment mettre en place un ERP ?

Dès lors que vous avez choisi le progiciel de gestion intégrée ou ERP, il va falloir opérer son implémentation. Pour que cette implémentation soit réussie, il est capital de respecter de nombreuses étapes. Généralement, les entreprises font appel à un ou plusieurs consultants pour la mise en place du logiciel. Impactant de nombre pans de l’entreprise, la mise en place de cette solution nécessite d’être réalisée avec soin et méthode. Dans un premier temps, l’analyse de l’ensemble des processus de l’entreprise, de la façon dont sont gérés les clients ainsi que les flux physiques et financiers est impérative pour le choix de l’ERP et de son éditeur. Ensuite l’ensemble des étapes du projet seront pilotées par les consultants et le chef de projet.

Généralement les délais sont de plusieurs mois à plusieurs années pour réussir la mise en place d’un tel outil. PLus la phase d’analyse sera menée avec soin, plus les délais pourront être maîtrisés. Il est donc capital de s’assurer de faire tout cela avec attention et de bien prendre en compte les enjeux de chaque service de l’entreprise.

Quelle est la différence entre ERP et CRM ?

Le CRM (pour costumer relationship management) et souvent confondu avec l’ERP. Néanmoins, il s’agit de 2 outils différents. En effet, le CRM a vocation à s’occuper de la relation client alors que l’ERP va se charger de l’ensemble des aspects d’une entreprise. L’ERP est donc un outil beaucoup plus complet utilisé à des fins de gestion interne.

Vous voilà maintenant incollable sur ce qu’est un ERP et en quoi il est utile en entreprise pour piloter l’activité.

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