Diagramme de GANTT
Avoir une idée ou un projet à mettre en œuvre fait partie du quotidien des managers et des dirigeants d’entreprises. Vous avez un projet à réaliser et recherchez un outil efficace de gestion ? Je vous présente le diagramme de Gantt qui donne une vue claire sur votre travail et en facilite le suivi.
Quelle est l’origine du diagramme de Gantt ?
La première représentation du diagramme de Gantt est apparue en 1890, suite aux œuvres de l’ingénieur Karol Adamiecki. Ce dernier a réalisé le graphique au cours de ses recherches en techniques de gestion et de planification. Cette version a connu des améliorations et c’est celle réalisée 15 ans plus tard en 1910 qui fut retenue. Elle est l’œuvre de l’Américain Henry Gantt et vise à améliorer la productivité des chaînes de production. Le graphique du Gantt diagramme réalisé par l’Américain Henry Gantt est celui qui présente plus d’efficacité. Les pays occidentaux ont alors unanimement porté le choix sur cette méthode et lui ont attribué le nom de l’inventeur.
À l’origine, la réalisation du diagramme de Gantt s’effectuait manuellement et s’appliquait à de simples projets. Cela rendait l’utilisation fastidieuse aux responsables d’entreprises. Il fallait en effet refaire le diagramme après chaque modification. Vous n’êtes pas sans savoir que les projets connaissent de nombreuses modifications au cours de leur exécution. La mise en œuvre du modèle de gestion de projet était donc très compliquée.
Avec les avancées technologiques, les logiciels de management facilitent désormais la tâche aux utilisateurs. Ainsi, grâce à des outils informatiques, vous pouvez créer, mettre à jour et imprimer facilement un diagramme de Gantt. Nous avons par exemple les logiciels du pack Microsoft Office, dont Excel et PowerPoint.
Dans le digital, des sites web proposent aussi des outils de création et de suivi du diagramme de Gantt. Quelle que soit la nature de votre projet, le diagramme de Gantt est l’outil qu’il vous faut pour le gérer efficacement.
Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet très utilisé en lean management. C’est en réalité une méthode agile qui présente visuellement l’évolution des différentes tâches de votre projet. Nous recommandons l’outil aux managers d’entreprises en raison de son efficacité dans le suivi de vos activités.
Concrètement, le Gantt diagramme est un graphique qui présente chacune des tâches nécessaires à la réalisation de votre projet. Chaque ligne désigne une tâche ou activité et est représentée par un rectangle. Les différentes activités sont ensuite présentées sur le graphique dans la chronologie de leur exécution. Elles sont par ailleurs positionnées horizontalement pour que vous repériez facilement leur moment de réalisation. Ainsi disposées, vous trouvez la première tâche à réaliser puis celle qui suit plus bas en vous décalant à droite. À chacune des taches présentées dans un rectangle sont associées :
- Ressources nécessaires à sa mise en œuvre (humaines, matériels, financiers),
- Connexions ou les dépendances avec les tâches précédentes,
- Date de début et celle de fin,
- État d’avancement.
Nous recommandons aux entreprises d’ajouter pour chaque tâche les éléments jugés utiles ou nécessaires. Tout dépend des spécificités de votre projet. Lorsqu’il est bien réalisé, votre diagramme de Gantt vous permet de visualiser d’un simple coup d’œil :
- Différentes tâches à réaliser,
- Chevauchement entre plusieurs activités,
- Durée du chevauchement,
- Dates de début et de fin de votre projet.
En conclusion, le diagramme de Gantt est un répertoire des différentes tâches à accomplir pour mener efficacement votre projet. Nous le considérons comme le planning de mise en œuvre de toute activité importante. En cela, vous pouvez réaliser plusieurs diagrammes de Gantt en fonction des activités et des projets que vous avez.
Pourquoi réaliser un diagramme de Gantt pour votre projet ?
Nous conseillons aux managers et dirigeants d’entreprise l’utilisation du diagramme de Gantt en raison de ses nombreux avantages.
La clarté du planning
À travers sa présentation graphique, le diagramme de Gantt offre une clarté qui facilite l’accès à son contenu. Vous avez une vue simple et claire des différentes tâches et des étapes de votre projet. La clarté de l’outil de lean management facilite aussi le partage avec vos collaborateurs.
La flexibilité du diagramme
Entre ce que vous prévoyez pour votre projet et la réalité, il y a souvent un fossé. Le diagramme de Gantt est caractérisé par une grande flexibilité qui permet d’opérer facilement des changements pendant l’exécution du projet. Vous pouvez ainsi modifier certaines tâches, leur délai de fin de même que les chevauchements. Cela permet ainsi d’adapter le projet aux réalités du terrain. La flexibilité du diagramme de Gantt s’observe mieux lorsque vous le réalisez avec un logiciel de gestion de projet.
La motivation de vos équipes
Le diagramme de Gantt constitue enfin un moyen efficace pour motiver votre équipe de travail. À partir du graphique, vos agents ainsi que les personnes concernées suivent l’évolution du projet. Ils sont ainsi encouragés et sont plus motivés à s’investir dans l’accomplissement du projet. Cela facilite aussi l’atteinte des objectifs. C’est d’ailleurs pourquoi nous l’utilisons au cabinet Amalo Recrutement et le recommandons à nos clients.
Quelles sont les étapes de création d’un diagramme de Gantt ?
La réalisation d’un diagramme de Gantt suit des étapes précises.
L’identification des tâches à réaliser
Réussir un diagramme de Gantt passe d’abord par la phase de définition des différentes tâches du projet. Nous vous conseillons à cet effet de recenser toutes les activités nécessaires pour sa concrétisation. L’idéal est d’en faire une liste exhaustive avec le maximum de détails sur chacune des tâches. Classez-les ensuite par catégorie et selon l’ordre de priorité pour mieux avancer dans la suite du processus.
Le point sur les éléments indispensables à la réalisation des activités
Différents éléments sont nécessaires pour réaliser chaque activité dans le cadre d’un diagramme de Gantt. Il s’agit bien souvent d’informations, de compétences techniques à mobiliser pour la bonne exécution de chaque tâche. Soulignons que ces dernières varient d’une tâche à l’autre. En tant que chargé de projet, vous devez donc faire le point des ressources indispensables pour mener à bien chaque activité.
Vous affectez ensuite à chaque tâche, les éléments nécessaires pour sa réalisation. Selon la part de chaque élément dans l’exécution d’une tâche, nous vous recommandons d’ailleurs de les affecter sous forme de pourcentage. Vous pouvez par exemple utiliser la désignation 300 % si l’exécution d’une tâche nécessite les efforts de trois personnes.
La planification des activités
Dès que vous affectez les ressources nécessaires à chaque activité, vous pouvez planifier votre projet. Cette étape revient à identifier le point de départ des activités. Vous insérez alors dans le diagramme de Gantt les tâches par ordre de priorité.
Pour chacune des activités, il est important de marquer la date de début, de fin et la durée de chaque tâche. Au cours de la planification, vous devez veiller au couplage des tâches. Il s’agit des activités qui dépendent les unes des autres. À partir du diagramme de Gantt, vous pouvez mentionner l’activité à achever avant d’en commencer une autre.
Comment faire le suivi de votre Gantt diagramme ?
L’efficacité des diagrammes de Gantt dépend aussi du suivi que vous en faites. Une fois que vous lancez les jalons de réalisation du projet, pensez à suivre sa mise en œuvre. Cela se fait généralement grâce au logiciel de conception du graphique qui doit disposer des fonctionnalités ci-dessous.
La confrontation entre la théorie et le réel
Le logiciel de suivi du diagramme de Gantt doit vous permettre de comparer les activités prévues et celles déjà réalisées. C’est le critère qui vous permet de porter un jugement sur vos performances à la fin d’un projet. Cette comparaison favorise aussi l’amélioration des compétences ou techniques à mettre en œuvre pour d’autres projets.
La visualisation de l’avancement des tâches
Les logiciels efficaces de gestion de projet favorisent la visualisation de l’avancement des tâches d’un diagramme de Gantt. L’outil doit présenter dans le diagramme le pourcentage de réalisation de chaque activité. Le niveau d’avancement peut être matérialisé par une jauge ou une couleur des barres de visualisation.
L’indication du chemin critique
Le chemin critique est une fonctionnalité qui indique la succession et la coordination des activités de votre projet. Il automatise les tâches et indique une durée théorique pour le projet. Le chemin théorique modifie systématiquement la date de fin du projet dès qu’il y a retard dans l’exécution d’une tâche.
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Article rédigé par Yann NABUSSET - Fondateur de AMALO, cabinet de recrutement spécialisé dans l'industrie
