Comment réussir l’onboarding de ses collaborateurs ?
Tu veux faire mouche avec ta future recrue ? Tu as un nombre de périodes d’essai rompues particulièrement élevé ? Ou tu veux juste savoir ce qu’est un onboarding ? Tu trouveras ici nos conseils pour un onboarding en béton.
- Qu’est-ce qu’un onboarding ?
- Comment mettre en place un onboarding ?
- Comment réussir un onboarding ?
C’est ici et maintenant !
Qu’est-ce qu’un Onboarding ? Définition
L’onboarding s’apparente à la phase d’intégration du nouveau collaborateur. Sujet particulièrement compliqué à piloter et à réussir, l’onboarding se doit d’être efficace pour que le collaborateur se projette dans l’entreprise et que son intégration le propulse efficacement dans l’entreprise. C’est à l’occasion de ses premiers pas dans l’entreprise que le nouveau recruté va se faire un avis sur son employeur et sur le futur de leur collaboration. Bien que souvent réduit au jour de l’intégration du salarié, l’onboarding c’est l’ensemble des étapes qui précèdent le recrutement (dès la postulation du candidat) jusqu’à sa pleine maîtrise de l’entreprise et de ses enjeux.
Souvent dévolu au service des ressources humaines, l’onboarding doit être collaboratif. Et même si l’équipe RH doit en avoir la maîtrise, il incombe à l’ensemble des collaborateurs de prendre en main et d’être vigilant pour l’arrivée du nouveau salarié.
Attention, l’onboarding ce n’est pas uniquement le processus d’intégration du candidat. Cela prend également en compte les étapes du recrutement et la gestion du collaborateur durant sa période d’essai.
Comment mettre en place un onboarding ?
La réussite d’un onboarding passe par une organisation rodée et bien préparée. Dès la réception de la candidature il faut être vigilant à la relation que l’on va avoir avec le potentiel futur salarié. La mise en place de l’onboarding requiert donc de déterminer en amont qui seront les intervenants du processus de recrutement et quelles seront les étapes par lesquelles le candidat et futur recruté passera. Ensuite, s’assurer d’établir une organisation où chaque intervenant sait précisément quelle est sa mission et quels sont les points sur lesquels être vigilants pour garantir la satisfaction du futur collaborateur.
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Avant le premier jour
1 – Ton process tu affineras
Dès validation du candidat par l’entreprise, le train de l’onboarding doit se mettre en marche. Imaginez l’image que vous renvoyez quand vous dites oui à un candidat et qu’il n’a plus aucune nouvelle de sa promesse d’embauche pendant plusieurs semaines. Quelle image pensez-vous lui renvoyer ? Vous avez vendu (et parfois survendu) votre entreprise, son sérieux, sa rigueur, son agilité, sa rapidité d’exécution, le lien qui unit les collaborateurs et patatras, vous lui faites voir que la vérité est ailleurs. Que vous n’êtes pas plus sérieux que son employeur actuel et que chez vous aussi la bureaucratie et la guerre des clans ont fait leurs ravages. À mes yeux c’est dès cette phase que l’intégration commence et que vous marquerez des points.
2 – Des nouvelles tu prendras
Quand j’évoque cela, je pense à une amie qui vient de démissionner et qui, hier encore me soulignait tout le bien qu’elle pense de son futur patron qui, malgré son planning chargé de DRH ou de responsable des ressources humaines, prend le temps de lui passer, chaque semaine, un petit coup de téléphone pour savoir comment se passent son départ et son organisation pour changer de logement. Imaginez donc l’état d’esprit du candidat qui arrive dans ses conditions. Il sent déjà qu’il fait partie de l’équipe et que son arrivée est vraiment importante pour son futur employeur. Ce n’est pourtant pas particulièrement compliqué de prendre 2 minutes chaque semaine pour prendre quelques nouvelles.
3 – Au séminaire tu l’inviteras
L’un de mes anciens directeurs avait pour coutume de faire venir aux séances de « team building » les futurs collaborateurs qui avaient accepté son offre. L’occasion unique de faire prendre la greffe et de faire en sorte que l’équipe en place fasse connaissance de façon décontractée avec le futur arrivant. Avec cette pratique, fini de se regarder en chien de faïence le premier jour, fini le stress des jours précédant l’arrivée ou on se demande si on a bien fait de partir de là où on était et ou on se demande si ses futurs collègues vont être accueillants. Je conçois que cela peut avoir un coût mais que valent ces quelques dizaines d’euros dépensés au regard du coût généré par ce recrutement ?
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4 – L’arrivée de ton collaborateur tu prépareras
Parce qu’un onboarding réussi c’est aussi une préparation réussie. Quoi de pire que d’arriver dans une entreprise et de voir / croire que nous n’étions pas attendus ? Aussi, il est important de s’assurer que tout est prévu. Que l’ordinateur est là, que les codes de connexion fonctionnent et qu’il y a toutes les fournitures nécessaires. C’est un basique mais même dans certains très grands groupes (je pense par exemple à l’un de mes anciens employeurs…) les lourdeurs administratives font aussi des dommages collatéraux.
5 – À l’heure tu arriveras
Parce que c’est bien d’être exigeant envers ses collaborateurs mais c’est tout de même mieux d’être exemplaire. Personnellement j’ai toujours demandé aux nouveaux collaborateurs de venir 30 minutes plus tard que l’heure d’arrivée classique afin de m’assurer que tout est prêt, que tous les collaborateurs sont présents (pas toujours facile avec des équipes comme j’ai eu) et que l’activité de la journée est lancée. Ainsi, le collaborateur arrive dans un bureau où les gens travaillent et sont bien réveillés pour l’accueillir.
6 – Accueillant, tu seras
Ah l’accueil. Vous savez, les fameuses 20 premières secondes. Et puis ça fait pssschit parce que votre hôtesse d’accueil n’est pas prévenue et croit que c’est un candidat qui vient pour un entretien. Quel manque de sérieux. Il est donc capital de prévenir tout le monde et pas uniquement l’équipe qui accueillera le collaborateur. Pensez également à prendre quelques pains au chocolat et croissants pour faire une pause-café avec tous les collaborateurs afin de nouer un premier contact et de démarrer la journée de bonne humeur.
7 – Un planning tu prépareras
Anticiper l’arrivée d’un nouveau collaborateur est la meilleure façon de s’assurer que tout va bien se passer. Le planning de la première journée voir des premiers jours a toute son importance pour éviter les temps morts. D’autant plus que souvent le collaborateur arrive en début de semaine, le jour des réunions et que, en tant que manager, vous passerez sûrement une partie de la journée en réunion et ne serez donc pas disponible. Pensez donc à solliciter quelques collaborateurs pour le former et lui montrer les rouages de l’entreprise.
8 – Son réseau tu aideras à constituer
Une chose est sûre, chacune des entreprises du monde compte des éléments motivés en plus ou moins grand nombre mais aussi des éléments en bout de course. Vous savez, celui qui a démissionné la semaine dernière et qui n’attend qu’une chose, partir. Celui-là même qui prendra un malin plaisir à détruire votre crédibilité à la moindre occasion. Assurez-vous donc que les premiers pas dans l’entreprise soient pris en main par les bons éléments. Prévoyez-leur des moments ensemble. Des formations, un déjeuner ou encore une réunion de présentation.
9 – À toute l’entreprise tu le présenteras
Un rapide tour de tous les services avec votre collaborateur vous permettra de présenter ce nouveau collaborateur à tout le monde, d’expliquer réellement son rôle et de lui faciliter les premières prises de contact dont il pourrait avoir besoin (le service RH pour les sujets administratif, la comptabilité pour les notes de frais, etc.). C’est aussi l’occasion de montrer à l’entreprise que votre service se porte bien et que vous recrutez.
10 – Des débriefings tu effectueras
Premier jour, première semaine, premier mois, … C’est important de savoir comment le collaborateur se sent. Prendre du temps avec lui vous permettra de montrer l’intérêt que vous avez pour son poste et pour lui de poser d’éventuelles questions difficiles à poser avec des collaborateurs autour. Ce sera également, pour vous, l’occasion de faire passer en douceur quelques messages et de l’aiguiller dans la prise en main de son poste. Vous pouvez même lui demander un rapport d’étonnement qui vous permettra probablement d’améliorer quelques aspects de votre entreprise ou de votre service.
Avec ces 10 commandements pour réussir un onboarding, vous êtes maintenant paré(e) à intégrer vos futurs collaborateurs. Et si vous aussi vous avez de bonnes ou moins bonnes expériences d’intégration n’hésitez pas à nous les partager. Je suis sûr qu’il y a beaucoup de bonnes idées…
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