Audit Logistique : Comment réaliser un audit logistique ?
En matière de logistique, l’audit logistique est une étape cruciale d’analyse et d’amélioration des process. Vous voulez savoir qu’est-ce qu’un audit logistique et comment réaliser un audit logistique ? C’est parti.
Comment réaliser un audit logistique ?
Analyse de la situation actuelle
Une plateforme logistique bien rangée, bien organisée et bien entretenu est synonyme de productivité et de compétitivité pour une entreprise. Voilà pourquoi il est primordial que la gestion de l’entrepôt soit performante.
Dans le cadre d’un audit logistique, il est donc essentiel de savoir et de pouvoir mesurer correctement cette performance afin de mettre en lumière les failles du système et de comprendre l’origine du problème. En effet, certains services peuvent parfois à première vue paraître peu performants, alors qu’ils sont en réalité efficaces mais impactés par la mauvaise organisation ou réactivité de ceux qui les précèdent ou les succèdent.
Cette analyse se fait par le biais de l’étude des différents indicateurs de performance et des tableaux de bords initialement prévu pour piloter l’entrepôt logistique. En analysant ces indicateurs, qui peuvent être de plusieurs ordres (financiers, de marché, organisationnels, etc.), la personne en charge de réaliser l’audit logistique identifie les obstacles à une chaîne logistique optimisée.
Définition et mise en œuvre d’un plan d’action
Une fois les freins à une meilleure organisation logistique identifiés, toute une stratégie de mise en place de solutions d’optimisation se met en place. Un plan d’action décrivant, organisant et planifiant les éléments et actions à mettre en place pour atteindre les objectifs fixés pour une performance maximale de l’entrepôt, est défini. Des groupes de travail se forment pour proposer des solutions d’amélioration et de les faire passer d’un état de réflexion à des éléments opérationnels. Méthode et rigueur sont alors de mise.
Après la mise en œuvre il s’agit de la mise en pratique du plan d’action. Il est nécessaire d’obtenir l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes (personnel œuvrant au sein de l’entrepôt) au projet d’optimisation, qui impacteront ou seront impactées par celui-ci.
De plus, afin que le plan d’action établît puisse fonctionner correctement, les moyens employés et les objectifs fixés doivent être clairs, les procédures simples à appliquer, les rôles de chacun bien définis et la possibilité de revenir en arrière, au cas où les choses tourneraient mal, prévue.
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Qu’est-ce qu’un audit de la chaîne logistique ?
Qu’est-ce que la chaîne logistique
La chaîne logistique regroupe l’ensemble des processus (étapes et réseaux) utiles voire nécessaire pour assurer à un client de recevoir sa commande. Elle comprend la planification, l’achat des matières premières et leur transformation en un produit fini ainsi que la livraison jusqu’au client final.
Chaque maillon de la chaîne regroupe des fournisseurs et entreprises aux missions bien définies. Avec la mondialisation, les chaînes logistiques se sont de plus en plus complexifiées. Cependant, peu importe le secteur ou le type de produit fabriqué, on distingue trois grandes étapes dans une chaîne logistique :
– L’approvisionnement des matières premières ou produits semi-finis auprès des usines pour la production. Exemple : dans le cadre de la production d’un pull en laine, la récolte et l’approvisionnement de la laine à l’usine afin qu’elle puisse être traitée, filée et servir in fine à la production.
– La production en usine des produits finis qui pourront être commercialisés au client à partir des matières premières. Exemple : Le pull est fabriqué à partir de la laine récoltée et approvisionnée à l’usine.
– La distribution des produits finis par le biais d’un réseau de grossistes, d’entrepôts, de magasins physiques ou de plateformes d’e-commerce. Exemple : le pull est vendu auprès de clients particuliers sur des sites en ligne ou en boutique. Ainsi le pull est acheminé jusque dans la boutique de l’enseigne qui le commercialise ou livré chez le client si ce dernier l’a commandé par internet.
De cette manière, tout le long de la chaîne logistique, le produit gagne de la valeur.
Qu’est-ce qu’un audit logistique
L’audit logistique est une étude qui vise principalement à mesurer la performance logistique globale d’une entreprise et contrôler l’efficacité des opérations de stockage et des flux de transport de marchandises réalisés par l’entreprise en propre ou prestés auprès de partenaires expérimentés, selon des critères définis (articles, normes, procédures, réglementation, etc.).
L’audit logistique est généralement réalisé par un auditeur externe, comme un cabinet spécialisé par exemple ; bien que certaines entreprises aient parfois recours à un audit interne. Cependant, dans la majeure partie des cas, cet audit interne est réalisé dans l’optique de préparer l’audit externe à venir. Cette délégation à un tiers est importante notamment car l’audit concerne non seulement le service logistique mais également la direction, le service commercial, les achats ou encore l’informatique. Ainsi, cela permet d’éviter toute divergence ou conflit entre les services et d’assurer l’exactitude de l’audit par rapport aux données disponibles.
Pour ce faire, l’auditeur exploite les informations d’exploitation recueillies dans les reportings et les documents d’analyse de l’activité de l’entreprise ainsi que sur les données des différents fournisseurs et clients. Toutes ces données permettent d’évaluer l’état actuel de l’entreprise, de son scénario logistique et de sa planification stratégique d’approvisionnement, d’apprécier les besoins futurs et de planifier en conséquence les solutions envisagées.
Cette analyse ne se limite pas à faire émerger les erreurs et inefficacités du système, mais propose aussi des solutions pour y remédier. L’audit logistique vise à éviter les situations préjudiciables telles que les ruptures de stock sur des produits à forte rotation, les goulets d’étranglement lors de l’approvisionnement des lignes de production ou encore les surcoûts entraînés par l’utilisation de systèmes de stockages inappropriés.
Un audit logistique n’est réellement complet, que si l’auditeur dispose de l’ensemble des données relatives aux processus de gestion de l’entrepôt de manière complètes et précise. Il est alors fortement recommandé aux sociétés souhaitant réaliser un audit, d’avoir déjà entamé une transformation digitale de leur logistique. Un logiciel de gestion d’entrepôt, par exemple, permet de recueillir et d’organiser facilement l’ensemble des informations sur chacun des processus logistiques de la structure.
En résumé, l’audit logistique s’articule autour de trois étapes clés :
- Analyser le scénario actuel : l’auditeur récolte toutes les informations relatives à l’organisation actuelle de la logistique (système de stockage et de distribution, déplacements du personnel, circulation de marchandises) et à ses performances.
- Analyser les données : l’auditeur analyse les données recueillies pour mesurer la performance à chaque étape, identifie les points forts et les faiblesses de l’entreprise.
- Proposer des améliorations : l’auditeur construit un rapport dans lequel il précise les solutions pour améliorer l’efficacité des processus logistiques (conception des itinéraires de livraison, gestion de la surface de stockage, etc.)
Chaque audit dépend de divers facteurs, tels que le nombre d’entrepôts, le volume de charge géré ou encore le type de références stockées.
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Quels sont les objectifs d’un audit logistique ?
Quelle que soit la taille ou le secteur d’activité de l’entreprise, l’audit logistique a pour objectif d’identifier, au travers d’une analyse poussée, les points faibles qui se dégagent de la gestion de la chaîne logistique et qui limitent l’efficacité globale du service, ainsi que les axes de productivité. Ceci pouvant alors engendrer le besoin de restructurer le service, de revoir les procédés ou encore d’introduire un nouveau flux dans la logistique actuelle, dans le but d’unifier les processus.
Au-delà de l’analyse purement physique et opérationnelle de la logistique, l’audit logistique vise également à mesurer les performances du service en termes de maîtrise des coûts.
Enfin, au travers de l’analyse des données et avis des clients, l’audit met en lumière la satisfaction de ces derniers et le cas échéant permet d’y remédier.
Malgré certaines similitudes, les objectifs d’un audit logistique dépendent fortement de l’entreprise. En effet, chaque entreprise ne donnant pas la même place à la logistique, la stratégie mise en place n’est pas la même mais dépend de la stratégie globale de l’entreprise dans laquelle elle doit s’intégrer.
Le référentiel : un socle pour votre diagnostic
Pour mener à bien un audit logistique, il faut se baser sur un référentiel, se comparer à celui-ci, identifier les différences, permettant ainsi d’identifier les pistes d’amélioration de ses process.
Le référentiel peut être interne ou externe à l’entreprise. Dans le premier cas, on s’assure que l’entreprise atteint bien ses propres objectifs et se conforme à ses procédures. Dans le second, s’agit plutôt de comparer ses propres performances avec celles de la concurrence ou de se baser sur le référentiel d’un professionnel ou d’un cabinet de conseils.
L’intérêt du référentiel est d’utiliser un “langage commun”. Celui-ci assure à l’audit une objectivité essentielle à la réussite du procédé.
Quels indicateurs de performances suivre ?
Lors de la conduite de l’audit logistique, afin d’analyser le mieux possible le processus logistique, de nombreux indicateurs de performance ou KPIs pertinents peuvent être retenus.
Il est important que les indicateurs sélectionnés soient utilisés conjointement au référentiel choisi précédemment afin de rester sur une certaine uniformité.
Les indicateurs de performances peuvent être de plusieurs ordres :
- Financiers tels que l’évolution de la valeur des stocks ou le calcul des coûts logistiques.
- De marché comme la satisfaction des clients quant au délai de livraison de leur commande ou le temps de livraison moyen du secteur.
- Organisationnels qui rendent compte de la qualité du processus logistique comme le volume de réceptions, la surface de stockage utilisée, la productivité moyenne de l’ensemble du personnel.
Il est important de bien choisir ses KPIs. Ceux-ci doivent être en lien avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, ne surtout pas être trop nombreux pour rester pertinents et être intégrés à des tableaux de bord intuitifs et efficaces.
De plus, attention à intégrer les équipes terrain dans le choix des indicateurs (faciles à comprendre et pertinents) ainsi que dans le processus décisionnel. De cette manière, les collaborateurs seront plus enclins à accepter ces indicateurs et à les utiliser dans leur quotidien.
Une fois les indicateurs choisis, il faudra les mettre en place et les analyser. Il est donc indispensable de cadrer leur utilisation pour garantir leur efficacité. Il faut définir les informations nécessaires de collecter pour comprendre et analyser l’activité, le mode de collecte des informations (simple fichier Excel ou un tableau de bord en ligne accessible à tous), ainsi que la périodicité de cette collecte (Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle) qui dépend de l’indicateur et de la disponibilité des informations.
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Quelles recommandations tirer de son audit logistique
L’audit réalisé ainsi que les retours des clients et des fournisseurs, communiquent de précieuses informations afin de mettre en place un plan d’action efficace. Selon les résultats de l’analyse différents paramètres sont à prendre en compte et différents processus et méthodes de travail à améliorer pour obtenir une meilleure productivité.
-> Communiquer autour de cet audit logistique et de ses résultats auprès des équipes terrains. Expliquer que l’optimisation des processus est un gain de temps et l’occasion pour eux d’être plus productifs. De plus, le travail sera plus agréable et plus sécurisé (moins de risques et moins d’erreurs). Cela réduira la réticence au changement car l’approche se fera en douceur et de manière positive.
-> Profiter de cette analyse pour mettre en place des outils et méthodes permettant de voir et de gérer les choses de manière plus globale et plus organisée. Ordonner l’entrepôt, délimiter les zones de travail et de stockage, réorganiser le planning d’approvisionnement et de livraison, et réadapter les plans de tournées. Travailler sur la spécification plus que sur la polyvalence et gardant une certaine souplesse en cas d’absence d’un collaborateur ou de besoin de renfort.
-> Fluidifier la chaîne logistique en coordonnant et unifiant les process pour plus d’agilité. Fixer des règles, établir des guides de procédures et de bonnes pratiques. Fluidifier également l’information, élément à la base de la gestion des flux au travers notamment d’un système d’information central, permettant à chaque opérateur d’obtenir les bonnes et mêmes informations en temps réel.
-> Digitaliser la logistique par le biais de logiciels TMS (Transport Management System) ou WMS (Warehouse Management System). Des outils précieux pour automatiser les tâches répétitives et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ou encore l’implantation d’outils collaboratifs.
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