Responsable ADV – Fiche métier
S’il est une équipe méconnue mais pourtant cruciale, c’est bien l’équipe administration des ventes. Fonction centrale dans l’entreprise, cette équipe doit interagir au quotidien avec l’ensemble des services de l’entreprise. Et pour que cette équipe fonctionne bien, la présence d’un responsable ADV est cruciale. Voici notre fiche métier de responsable ADV.
Qu’est-ce qu’un responsable ADV ?
Intervenant dans les aspects administratifs et organisationnels de vente, le responsable ADV occupe une fonction centrale en entreprise. Parfois appelé responsable du service client, il est le superviseur de toutes les opérations liées à la vente. Il s’occupe de la réception et de la gestion des commandes jusqu’à leur livraison. Pour faire simple, c’est la personne responsable du fonctionnement de l’équipe ADV.
Également appelé administrateur commercial, le responsable ADV travaille avec les autres services de votre société pour satisfaire les clients. Particulièrement centrale, cette fonction interagit au quotidien avec les équipes de vente, la supply chain, la logistique, la production, la comptabilité, etc. Il va intervenir depuis la création des devis jusqu’au suivi après-vente. Selon les spécificités de votre structure, cet emploi est directement rattaché au :
- Directeur supply chain,
- Directeur commercial,
- Directeur administratif et financier.
Quelles sont les principales missions du responsable ADV ?
Dans une entreprise, le responsable ADV accomplit plusieurs missions.
La supervision et la gestion des opérations commerciales
Le responsable ADV supervise les activités liées à la gestion des opérations commerciales. Dans ce sens, le gestionnaire des ventes effectue un contrôle a priori et a posteriori.
Le contrôle a priori débute à l’enregistrement des commandes et prend fin à la livraison des produits aux clients. De ce fait, le responsable du service client s’occupe de la validation et de l’enregistrement des commandes. Il vérifie également que son équipe respecte la politique tarifaire de votre structure dans les offres. Il doit entre autres s’assurer que les produits recherchés par les clients sont disponibles en stock. Il doit aussi veiller au respect des délais de livraison convenus avec vos clients.
A posteriori, le responsable ADV vérifie l’application des clauses avec les clients. Quand votre client ne paye pas dans le délai prévu, il effectue ainsi plusieurs relances. Au besoin, il enclenche une procédure de litige pour récupérer les fonds. La facturation représente une activité essentielle pour le gestionnaire ADV. Celui-ci doit y prêter une grande attention et établir les tableaux de bord relatifs aux opérations commerciales de votre société.
La création et la gestion des interfaces
L’administrateur ADV conçoit une interface entre vos clients et l’entreprise. Une seconde interaction est établie entre les intervenants externes à l’instar des transporteurs et le service de production. Ces interfaces favorisent une bonne planification des produits à fabriquer et à livrer par les transporteurs. Pour anticiper les ruptures de stock, le gestionnaire lance la commande des matières premières. Il est aussi chargé de l’élaboration des conditions de vente avec vos clients, de tout ce qui favorise de bonnes relations.
En raison des lourdes charges qui incombent au responsable ADV, ce dernier se doit de travailler en équipe. Il joue alors le rôle de manager à la tête de son équipe en vue d’une meilleure performance. Il attribue des rôles à ses collaborateurs qui lui font des reportings en temps réel.
Quelles sont les compétences techniques indispensables pour un responsable ADV ?
Pour être un bon responsable ADV les compétences requises sont variées. Tout d’abord, une excellente maîtrise des flux internes est nécessaire. En effet, chaque entreprise étant unique, une bonne maîtrise des différents flux sera un atout important.
L’aspirant au métier de responsable ADV doit avoir une base en comptabilité et finance. Il doit ainsi maîtriser le fonctionnement des logiciels de gestion commerciale (ERP). Pour ce faire, nous conseillons de l’évaluer sur l’utilisation des logiciels. Au nombre de ces derniers, vous avez SAP, Sybel et Sage. Ces logiciels représentent les principaux outils de gestion utilisés par les entreprises en France, notamment à Paris.
La maîtrise de plusieurs langues, notamment l’anglais, est une compétence indispensable. De plus en plus d’entreprises interagissent avec l’étranger (approvisionnements, ventes, etc.), la maîtrise d’une ou plusieurs langues sera un réel atout pour réussir sur ce poste. Le responsable ADV qui maîtrise plusieurs langues peut facilement échanger avec les fournisseurs situés hors de la France.
La maîtrise du droit commercial, et notamment les INCOTERMS, est une compétence indispensable pour le responsable du service client. Il est en effet appelé à assurer la gestion de l’activité commerciale. Pour cela, il doit avoir de solides compétences des réglementations en vigueur au regard de la loi. Cela lui permet d’une part de respecter les droits de vos clients pour prévenir les litiges. Il protège d’autre part les intérêts de votre entreprise.
Quelles sont les qualités importantes pour un responsable ADV ?
En matière de soft skills, le responsable administration des ventes doit faire preuve d’un grand sens de l’écoute, d’un réel sens du détail et de diplomatie. En effet, les interactions quotidiennes nécessitent de fortes appétences aux relations humaines. Le responsable administration des ventes est généralement un leader qui apprécie le travail en groupe.
Par ailleurs, en tant que manager, le responsable ADV doit faire preuve de leadership et d’une capacité à trancher. Il est généralement reconnu pour son côté fédérateur et son esprit d’équipe.
Il doit être orienté résultat afin de garantir les performances de l’entreprise et être bon négociateur afin d’être à l’aise avec ses différents interlocuteurs.
Par ailleurs, il doit faire preuve d’autonomie et de pro activité pour agir avec maîtrise même lorsqu’il est en télétravail.
Enfin, le responsable ADV fait preuve de rigueur et de méthodes afin de garantir une organisation optimale de son service.
Comment devenir responsable ADV ?
Comme souvent dans la supply chain, 2 options permettent de devenir responsable ADV. Tout d’abord, pour devenir responsable administration des ventes, une bonne expérience comme assistant administration des ventes ou gestionnaire ADV vous permettra d’appréhender l’ensemble des facettes de cet emploi et de connaître avec précision les tenants et aboutissants de ce poste. Une expérience de 5 à 10 ans sur un poste de gestionnaire ou de coordinateur ADV pourra être nécessaire à l’obtention de cet emploi.
Néanmoins, la seconde option, pour réussir à devenir responsable ADV peut être d’obtenir un Bac+5 de type master d’école de commerce pour commencer votre carrière sur cette fonction. Il est vrai que certaines entreprises (notamment dans le secteur de l’agroalimentaire) apprécient de recruter des profils à potentiel qui évolueront ensuite au sein des équipes supply chain ou logistique.
Quelle formation pour devenir responsable ADV ?
Plusieurs formations permettent de devenir responsable ADV. Une formation supérieure de niveau bac+2 ou bac+3 à l’instar d’un BTS NDRC permet par exemple d’y accéder. Avec un BTS en management des unités commerciales, vous pouvez aussi aspirer au métier de responsable ADV. Vous pouvez devenir supply manager avec une licence en management commercial et relation client. Une licence en supply chain s’utilise également pour devenir responsable ADV.
La responsabilité de ce pôle pourra également être donnée à une personne fraîchement diplômée d’un Bac+5 car aura connaissance de l’ensemble des détails de la gestion d’une entreprise grâce à sa formation.
En plus de vos diplômes, l’obtention d’une attestation pour une formation en informatique est un vrai plus. Le but est de prouver que vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment les progiciels. À cela s’ajoute le maniement parfait de langues étrangères, dont l’anglais, qui renforce votre crédibilité. Ces compétences intellectuelles peuvent vous permettre d’occuper le poste de responsable ADV export. Ainsi, vous aurez de la facilité à discuter avec des clients et des fournisseurs à l’étranger.
Les formations cumulées à vos expériences professionnelles vous permettent de décrocher un CDD, un CDI ou de travailler en intérim.
Quelles sont les possibilités d’évolution du responsable ADV ?
Le métier de responsable ADV offre la possibilité au titulaire d’évoluer dans le monde professionnel. Le portefeuille client à confier à votre administrateur des ventes dépend de ses compétences. De petits comptes, il peut évoluer pour gérer de grands clients. Une grande structure à Paris peut, par exemple, avoir besoin d’un administrateur des ventes pour ses clients grand compte. À ce titre, le responsable ADV peut prendre part aux activités du comité de pilotage des clients.
L’international représente aussi un niveau de responsabilité très poussé pour un responsable ADV. Ce dernier peut alors devenir responsable ADV export ou import. Il est compétent dans la gestion du portefeuille des clients à l’international. Pour y arriver, il doit maîtriser les langues parlées dans les pays concernés.
Enfin, il arrive régulièrement qu’un responsable ADV évolue au sein de la supply chain sur des fonctions de type supply chain manager.
Combien gagne un responsable administration des ventes ?
Les salaires pour un responsable ADV débutent autour de 30 000 bruts par an et peuvent atteindre 60 000 euros brut de salaire annuel. Il est important de noter que la rémunération dépendra des compétences attendues telles que la maîtrise de certaines langues, la connaissance des incoterms ou la maîtrise de certains logiciels (Excel, SAP, etc.). Il est généralement cadre et pourra prétendre à un salaire en adéquation avec ses responsabilités et son impact dans l’entreprise.
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