Matrice d’Eisenhower : qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
Vous êtes manager d’entreprise ou d’organisation et vous avez des activités à la fois urgentes et importantes à réaliser ? Vous vous demandez par où commencer ? Je vous propose de découvrir la matrice d’Eisenhower pour réussir vos projets selon vos priorités.
Matrice d’Eisenhower : de quoi s’agit-il ?
La matrice d’Eisenhower est une technique de gestion de projet utilisée pour améliorer la productivité en entreprise. S’inspirant de son expérience de stratège militaire, Dwight David Eisenhower a conçu cet instrument pour mieux gérer son temps et être plus productif.
Cet outil de gestion du temps est recommandé lorsque vous avez de nombreuses tâches à réaliser. L’objectif est de planifier l’exécution d’un projet en fonction de l’urgence et de l’importance des activités.
Selon l’Eisenhower box, une tâche importante vous permet d’évoluer vers vos objectifs personnels et professionnels. Le degré d’importance de la tâche est déterminé par sa conséquence négative sur vos objectifs lorsqu’elle n’est pas effectuée.
La méthode d’Eisenhower définit les tâches urgentes comme celles qui doivent bénéficier d’une attention immédiate. Dans cette famille, vous trouverez les activités ou les tâches à échéance très proche. Ces dernières peuvent ainsi perturber le cours normal de vos projets, puisqu’elles s’imposent à vous.
Le caractère urgent d’une tâche est néanmoins subjectif. Il varie en effet d’une personne à l’autre. Le contenu des quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower se présente comme suit :
- quadrant 1 : les activités urgentes et importantes,
- quadrant 2 : les tâches importantes, mais peu urgentes,
- quadrant 3 : les priorités urgentes, mais pas importantes,
- quadrant 4 : les actions importantes et non urgentes.
Dans la présentation de la matrice d’Eisenhower, ces quatre quadrants sont répartis en deux axes. Le premier axe priorise les tâches selon leur urgence alors que le second tient compte plutôt de leur degré d’importance. Chaque action sera donc exécutée au bon moment, ce qui vous évitera des problèmes d’ordre organisationnel.
À quoi sert cet outil de gestion de projets ?
Pour votre entreprise, usine, unité industrielle ou projet, la matrice d’Eisenhower présente plusieurs avantages. C’est d’abord l’un des plus importants outils du lean management, utilisé par les managers. Cet outil de gestion du temps vous permet de gérer plusieurs situations entre vos activités privées, professionnelles et associatives.
C’est votre vie qui se sera impactée positivement, d’une manière générale, par l’application de cette solution. Avec cette méthode d’amélioration de la productivité, vous pouvez faire le tri et prioriser les tâches urgentes à faire. Vous pourrez ainsi organiser et classer les activités pour gérer efficacement votre temps de travail.
La matrice d’Eisenhower vous permet en effet d’avoir une vue sur les activités à faire et dans l’ordre. Vous pouvez vous concentrer sur les éléments essentiels et ne perdrez plus le temps sur les actions inutiles. Vous allez droit au but afin d’atteindre tous vos objectifs.
L’outil de décision Eisenhower est enfin utile dans les moments de prise de décision. Vous assurez plus facilement le management de vos ressources humaines avec cette matrice. En répartissant vos tâches, vous avez plus de facilité à les déléguer à votre équipe. Vous savez à quel collaborateur attribuer l’action ou l’activité selon ses compétences pour des résultats efficaces et efficients.
Comment organiser les quadrants de la matrice d’Eisenhower ?
Bien souvent, de nombreuses personnes démarrent leur semaine ou journée avec une kyrielle de choses à faire. Dans la plupart des cas, ils se perdent dans cette liste de tâches. Pour atteindre efficacement vos objectifs, vous pouvez établir votre matrice d’Eisenhower. Voici les étapes à suivre pour y arriver.
Réalisez le premier quadrant
C’est la partie réservée aux activités urgentes et importantes. Mettez dans cette liste les choses à faire tout de suite ou dans les heures à venir, selon leur échéance. Il s’agit donc d’inscrire dans le premier quadrant les tâches urgentes et importantes qui figurent sur la liste générale.
N’oubliez pas de tenir compte des conséquences sur votre projet à court ou long terme dans le choix de ces activités. Insérez, pour finir, dans ce quadrant, les activités qui vous tiennent à cœur, dont la non-réalisation peut engendrer un stress.
Remplissez la deuxième zone de la matrice
Dans le deuxième quadrant, vous devez insérer les tâches importantes. Il s’agit des activités qui ne sont pas urgentes, mais qui sont incontournables. Elles présentent une grande importance pour la concrétisation de votre projet et votre bien-être en général. L’objectif de cette zone est de définir clairement les actions importantes pour mieux les planifier.
Le caractère non urgent d’une action n’exclut pas sa planification. Une fois que ces tâches sont planifiées, vous les avez à l’œil et pouvez ainsi les exécuter sans en oublier. Pour les retrouver, vous pouvez faire usage de diverses techniques de gestion de la productivité comme la loi de Pareto.
Passez aux tâches urgentes et pas importantes
Le troisième quadrant est celui qui doit recueillir les activités à déléguer à vos collaborateurs. Vous devez y mettre les tâches urgentes et non importantes. Il s’agit de celles que vous devez faire immédiatement, mais qui n’impactent pas réellement la réussite de votre entreprise. Vous devez désigner au même moment les personnes à qui confier ces activités.
Finalisez la matrice avec le quatrième quadrant
Après avoir réparti les différentes tâches dans les 3 premières zones, vous remarquerez que certaines sont sans case. Il s’agit de tâches ni importantes ni urgentes. Elles n’impactent pas l’avancement de votre projet.
Vous pouvez donc les mettre dans cette zone et les exécuter après avoir évacué celles des autres cases. Si elles ne sont pas essentielles, vous pouvez même les supprimer, car certaines représentent des pertes de temps.
Matrice d’Eisenhower : Quelles sont les faiblesses de cette méthode d’organisation ?
La matrice d’Eisenhower est un puissant outil de décision en gestion de projet. Bien que recommandé aux dirigeants d’entreprises et aux managers, il présente quelques limites. L’insuffisance de graduation est le premier point faible de cette méthode d’organisation.
Vous obtenez un classement en fonction de l’urgence et du degré d’importance. Si ce dernier était accompagné des possibilités de mettre oui ou non, vous auriez une vision plus explicite de l’outil. L’Eisenhower Box serait alors plus simple à utiliser même pour un néophyte en lean management.
En dehors de l’urgence et de l’importance, vous pourrez faire plusieurs nuances sur les actions à réaliser. Celles-ci peuvent vous permettre de définir un ordre de priorité sur les tâches au sein de chaque quadrant.
La seconde limite de la matrice d’Eisenhower est la subjectivité dans le classement. Si la priorité de certaines actions est évidente, ce n’est pas le cas pour toutes les tâches des quadrants. Lorsque vous confiez un même projet à deux différentes personnes, leur matrice d’Eisenhower ne sera pas forcément la même.
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