KAIZEN – Qu’est-ce que la méthode Kaizen ?
La méthode Kaizen est l’une des techniques utilisées en entreprise pour gagner en efficacité et améliorer sa productivité. Cette méthode d’origine japonaise a l’avantage d’être complète et facile à mettre en place. Elle est de plus en plus appréciée par les chefs d’entreprise. Je vous montre en quoi consiste la méthode Kaizen, sa définition, ses principes et la manière de la mettre en place.
Qu’est-ce que la méthode Kaizen ?
La méthode Kaizen fait partie des nombreux outils que les entreprises emploient pour gérer la qualité. Elle est née dans les usines Toyota au Japon dans les années 50. Le Kaizen est l’association de deux mots japonais que sont « Kai » qui signifie changement et « Zen » qui veut dire bon ou meilleur. Il se traduit en français par « amélioration continue ».
Concept clé du lean management (mais aussi du lean six sigma), le Kaizen a pour objectif d’améliorer la productivité de l’entreprise en apportant de petits changements au quotidien. C’est donc une démarche douce et graduelle qui s’oppose aux stratégies qui prônent des changements brusques et sans aucune concertation pour obtenir les résultats souhaités en peu de temps. Pour être efficace, elle nécessite l’implication de tous les acteurs de l’entreprise.
Cette démarche d’amélioration continue ne demande pas un investissement financier important, mais plutôt une bonne dose de motivation de la part de tous les collaborateurs. Plus qu’un simple outil de management, c’est une philosophie. Il s’agit d’un état d’esprit, une mentalité qui doit être déployée à tous les niveaux de la société.
Cette démarche a notamment été rendue célèbre par le constructeur automobile Toyota qui est une fervente utilisatrice des méthodes modernes d’optimisation de la production. Certains parlent même de la méthode Kaizen de Toyota.
Les grands principes de la méthode Kaizen
La méthode Kaizen s’appuie sur plusieurs principes. On évoque cependant le plus souvent 10 grands principes qui sont considérés comme essentiels à ce concept. Il s’agit de :
- La pro activité dans la résolution des problèmes rencontrés par l’entreprise. Cela revient à anticiper l’apparition de ces problèmes et d’agir en conséquence.
- L’identification de la cause première du problème. Elle nécessite l’utilisation de l’outil « les 5 pourquoi » pour rechercher l’origine du dysfonctionnement et régler le problème de manière durable.
- La remise en question des pratiques utilisées actuellement. Cela consiste à ne pas se contenter des solutions qui marchent actuellement, mais d’essayer plutôt d’améliorer les méthodes de travail.
- L’implication de tous les collaborateurs dans la recherche de solution aux problèmes. Tous ceux qui travaillent dans l’entreprise doivent s’exprimer, donner des idées et accepter les changements proposés. Chaque membre de la structure devient de ce fait un acteur dans la résolution des différents problèmes.
- La recherche de l’amélioration des méthodes et des processus de travail, et non la perfection. Même si le but du Kaizen est d’atteindre la perfection, il ne faut pas viser celle-ci du premier coup. Il est important de ne pas se précipiter et de fonctionner étape par étape.
- La recherche de la durabilité.
- La recherche de solution ne nécessitant pas un grand investissement. Vous devez avoir l’esprit créatif et trouver de petites idées d’améliorations à moindre coût.
- Le règlement des problèmes de façon immédiate. Il est préférable de régler les problèmes dès qu’ils apparaissent que de laisser la situation s’aggraver avant d’intervenir.
- La prise de décision de manière collaborative. Demander l’avis d’autres personnes est mieux que de décider seul.
- La hiérarchisation des changements qui seront mis en place.
Les outils de la méthode Kaizen
Il existe plusieurs outils qui aident à suivre cette démarche d’amélioration des processus de production.
La méthode des 5 S
Cette méthode des 5 S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) a pour but l’optimisation de l’espace de travail et le bien-être. Cela permet de gagner en efficacité, d’éviter le gaspillage de temps et d’énergie, de réduire les risques d’accident et rend meilleure la qualité finale de la production.
Le PDCA ou roue de Deming
La méthode PDCA (Plan Do Check Act) se déroule en 4 étapes. Elle aide à tester des produits ou process nouvellement créés et de les améliorer jusqu’à obtenir le résultat souhaité en peu de temps.
La méthode des 5 pourquoi
Aussi appelée méthode “five why”, elle consiste à poser la question « pourquoi » à 5 reprises pour pouvoir remonter à l’origine d’un problème et ainsi trouver la solution qui lui est adaptée. C’est une façon de trouver la cause racine de problème afin de ne plus traiter le problème en surface.
La méthode du kanban
Il s’agit d’une technique de travail qui se base sur le « juste à temps » et qui permet de réduire les délais de production. Le kanban est l’un des éléments clés du kaizen.
Le management visuel
Cette méthode aide à gagner en efficacité grâce à l’utilisation de dispositifs visuels pour envoyer les informations et les objectifs.
Pourquoi adopter la méthode Kaizen ?
La méthode Kaizen présente plusieurs avantages pour les entreprises. Elle permet la satisfaction des collaborateurs. L’implication de tous les acteurs de la société au projet fait qu’on note une optimisation des conditions de travail des employés. La méthode Kaizen améliore le moral des équipes. Vos employés se sentent utiles et valorisés, et sont beaucoup plus motivés au travail.
L’application de cet outil favorise également la satisfaction des clients de l’entreprise. Elle aide, en effet, les entreprises à avoir une meilleure qualité de produits et de services, ce qui augmente la satisfaction de vos clients et leur fidélisation. Votre image de marque s’en trouvera également améliorée. La démarche Kaizen conduit à la diminution des délais dans tous les services. Il offre la possibilité de limiter les temps morts qui étaient assez fréquents. Les collaborateurs n’auront plus à attendre entre les tâches. Les équipements qui ne sont pas utilisés, alors qu’ils fonctionnent correctement, serviront désormais.
Un autre avantage de la méthode Kaizen, c’est l’amélioration de la productivité et des délais de production. La révision des processus permet d’éviter le gaspillage de temps et d’énergie et de gagner en efficacité. Cela conduit à une optimisation de la productivité. L’application de la méthode d’amélioration continue offre un climat de travail sain. La sécurité est renforcée et on constate une diminution du nombre d’accidents.
La méthode Kaizen permet une meilleure communication entre le personnel et améliore de façon considérable le travail en équipe. Avec cette démarche, on note également une augmentation de la rentabilité, ainsi que des flux et une gestion des tâches simplifiée.
Son impact est étendu à de nombreuses fonctions de l’entreprise telles que la logistique, la chaîne d’approvisionnement (supply chain, etc.)
Comment mettre en place un chantier Kaizen ?
L’application de cette technique se déroule en 7 différentes étapes. Ces 7 étapes sont aussi appelées 7 mudas kaizen.
Identification du domaine d’amélioration
Au cours de cette première étape, l’équipe de direction aura à identifier un domaine à améliorer. Il peut s’agir par exemple de la gestion de la qualité, de l’amélioration de la productivité ou de la sécurité. Une équipe de travail sera mise en place. Les membres de cette équipe doivent être issus des différents départements de l’entreprise. Cela vous permet de disposer de plusieurs compétences au sein de l’équipe. Chaque membre apporte ses connaissances et son expérience. Pour réussir à coordonner les réunions et suivre les progrès, il est nécessaire de nommer un chef d’équipe pour chaque groupe.
L’analyse de la situation et définition des objectifs
Une fois le domaine d’amélioration identifié, une analyse précise et statistique de la situation doit être effectuée. Une collecte de données et d’informations concrètes et fiables sera ainsi nécessaire. Le diagramme de Pareto est l’un des outils de contrôle de qualité adapté à cette analyse de la situation. L’outil graphique vous aide à hiérarchiser les causes à l’origine d’un phénomène. Il met en évidence les causes les plus importantes du problème.
Vous avez ainsi une idée précise des actions à mener en priorité. Les objectifs doivent être définis de façon claire et précise, afin qu’ils soient en adéquation avec la mission de la société et qu’ils impliquent tous les acteurs concernés.
L’analyse des causes
Déterminer les causes fondamentales des problèmes et s’attaquer à celles-ci est très important pour parvenir à leur résolution. L’identification de la cause majeure se fait grâce à la méthode des « 5 pourquoi ». Le diagramme en arêtes de poisson, l’un des 7 outils de contrôle de qualité, permet de classer les causes. Cet outil met également en évidence la relation entre les causes et leurs effets.
L’identification des contre-mesures
Il est question ici de réfléchir à comment éliminer les causes fondamentales identifiées précédemment. Il convient ainsi d’apporter des contre-mesures (et non des solutions) pour remédier au problème. Pour la sélection des contre-mesures, deux outils de Contrôle de Qualité sont utilisés :
- Diagramme en arbre qui sert à mettre en évidence les causes éventuelles.
- Diagramme en Matrice qui aide à déterminer l’applicabilité des mesures choisies.
Les contre-mesures sont valorisées en suivant des critères tels que l’importance, le délai, l’urgence, les ressources disponibles et la difficulté de mise en œuvre. Il est évident que les contre-mesures rapides et faciles à mettre en œuvre, et nécessitant moins de ressources auront plus de chance d’être choisies.
L’application des contre-mesures
Une fois les contre-mesures sélectionnées, vous pouvez procéder à leur mise en œuvre. Le temps d’exécution est le plus souvent compris entre 2 et 3 mois. Une contre-mesure qui nécessite plus de temps et de préparation sera considérée comme « pas faisable » et donc éliminée. Pour faire la mise en œuvre des contre-mesures, on utilise le système des « 5 W 1 h » (qui, quoi, quand, où, combien, pourquoi et comment).
Cet outil permet à chaque membre de l’équipe d’amélioration du travail, une meilleure compréhension du rôle et de la responsabilité de chaque exécutant du processus Kaizen. Il sera ensuite nécessaire de procéder à la définition des indicateurs de performance et des tableaux de bord. C’est grâce à ceux-ci qu’on pourra juger de l’efficacité des actions menées et de les réorienter au besoin.
L’audit des contre-mesures
Cette étape est celle du contrôle. Elle consiste à vérifier l’efficacité des contre-mesures après leur mise en œuvre. Tout comme au moment de l’analyse de la situation, il faudra faire recours au diagramme de Pareto. L’outil permettra de mesurer l’efficacité des contre-mesures et de faire une comparaison entre les deux situations (avant et après le processus de Kaizen).
La standardisation des contre-mesures
Il est nécessaire de procéder à la standardisation des contre-mesures les plus performantes. Ces dernières sont également documentées pour être généralisées comme bonnes pratiques et sont ensuite diffusées.
Comment animer un Kaizen ?
L’animation d’un atelier Kaizen se déroule en plusieurs phases. L’animateur de la réunion pose le problème et invite les participants à réfléchir à la question. Il met à la disposition de ceux-ci, 3 différents feuillets post-it pour recueillir leurs réponses. Chaque participant doit donner 3 solutions ou propositions sur les 3 différents Post-its. L’animateur ramasse les Post-its et les lit à haute voix pour que l’assemblée soit informée des différentes propositions qui ont été faites.
Les Post-its sont ensuite collés sur un tableau prévu pour l’occasion ou au mur. Avec l’aide des participants, l’animateur regroupe les Post-its par typologie de réponse. L’animateur de la réunion invite les participants à donner un nom à chaque groupe de post-it.
On procède à la hiérarchisation des solutions. L’animateur peut par exemple demander à chaque participant de voter pour 3 solutions sur 3 Post-its. Après le regroupement de tous les votes, on compte le nombre de points obtenus par chaque solution. On peut choisir d’affiner un peu plus le vote ou de considérer les solutions qui ont reçu le plus de points pour mieux les étudier.
Un atelier Kaizen peut se faire en une seule réunion ou durer quelques jours (le plus souvent de 2 à 5 jours). Pendant tout le processus, il est conseillé de ne pas perdre de vue les principes d’une démarche d’amélioration continue.
Quelle formation pour apprendre le KAIZEN ?
De nombreuses formations existent pour vous permettre de trouver un poste dans une organisation vous permettant de mettre en application des techniques d’optimisation des processus. Ainsi, vous pouvez développer avec succès des compétences vous permettant d’accélérer votre carrière dans ce domaine.
Le diplôme d’ingénieur, par exemple, est un atout important pour devenir un expert de cette approche. Certaines écoles d’ingénieur vous permettront de maîtriser l’ensemble des processus et de devenir un spécialiste reconnu.
Par ailleurs, il existe de nombreuses formations certifiantes dispensées par des organismes variés tels que :
- KAIZEN.com
- XL Formation
- ActionFirst
- IRI : Institut des ressources industrielles
- APIHOP Formation
- CNFCE
Certaines de ces formations son accessibles via le CPF.
Par ailleurs, vous vous pouvez faire appel à un cabinet de consulting qui pourra vous apporter un coaching personnalisé et vous aidera à devenir un expert sur ces domaines.
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