Processus de recrutement : définition et étapes d’un bon processus de recrutement ?
Il faut que vous recrutiez et vous ne savez pas comment vous y prendre ? Vos recrutements sont parfois un peu chaotiques ? Ou vous voulez simplement voir comment améliorer votre processus de recrutement. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le processus de recrutement.
Qu’est-ce que le processus de recrutement ?
Processus de recrutement : Définition et enjeux
Pour faire simple, le processus de recrutement recoupe l’ensemble des étapes liées au recrutement d’un collaborateur. En quoi ce parcours est-il important me direz-vous ? Le processus de recrutement s’avère capital pour 3 raisons :
- L’expérience apportée aux candidats peut s’avérer être une arme redoutable pour recruter les meilleurs talents. En revanche, il peut également s’avérer un réel frein si les candidats vivent mal leur parcours de recrutement,
- L’image renvoyée à l’extérieur de l’entreprise peut réellement être bonifiée par un bon parcours de recrutement,
- Si le processus de recrutement est bien exécuté, c’est une occasion de réussir à mettre en place une belle marque employeur.
À quoi sert un processus de recrutement ?
Les années de recruteur que j’ai derrière moi, me permettent d’affirmer que les périodes d’essais rompues le sont, en majorité, parce qu’une étape du processus de recrutement n’a pas été respectée. Je sais que certains me diront que j’ai tort et que le problème n’est pas là. Oui, je vous vois venir. Mais en êtes-vous réellement sûr ?
Le processus de recrutement ne permet-il pas d’attirer les meilleurs talents ? Ne permet-il pas non plus de bien leur présenter l’entreprise, le projet, le poste et les attentes placées dans le futur collaborateur ? N’est-ce pas l’occasion d’analyser les connaissances des candidats et d’auditer ses soft skills ? Eh oui, un processus méthodique permettra d’anticiper d’éventuels problèmes et de ne pas se positionner trop vite.
Comment construire un processus de recrutement ?
Comme tout processus, il est important d’en connaître les attentes et les enjeux précis. De la sorte vous saurez identifier les éventuels points de friction et, possiblement, saurez mettre en valeur les atouts de votre parcours de recrutement. Par ailleurs, il est capital de maîtriser l’architecture d’un tel process afin de ne pas s’égarer ou d’oublier des éléments en cours de route.
Un bon processus de recrutement passe invariablement par la méthode AACF. Cette méthode permet de subdiviser le parcours en 4 phases cruciales.
- Attirer les talents. Que vous passiez par un cabinet de recrutement, un chasseur de têtes, un cabinet de management de transition spécialisé ou que vous fassiez l’ensemble du recrutement en direct, il va vous falloir attirer l’ensemble des candidats potentiels afin d’avoir un réel choix.
- Analyser les profils. Une fois reçu les candidatures il vous faudra les analyser pour faire un premier tri puis analyser les candidats lors des entretiens.
- Convaincre les candidats que vous êtes l’employeur qu’il leur faut. Cette étape de la méthode AACF est cruciale car tout le travail fait en amont peut être mis à mal si vous ne réussissez pas à convaincre qu’il faut venir chez vous.
- Fidéliser les salariés. Souvent délaissée, la dernière phase de la méthodologie AACF s’avère importante pour votre future recrue. Cette étape doit servir à la fois à donner confiance au nouveau collaborateur mais également au personnel déjà en place.
Ainsi structuré, votre processus de recrutement peut maintenant être découpé en plusieurs étapes
Quelles sont les étapes du processus de recrutement ?
Voici l’ensemble des étapes du processus de recrutement :
Définir le besoin
Étape capitale et trop souvent délaissée, la définition du besoin doit être faite avec soin. Trop souvent on voit des RH nous contacter en ayant eu seulement un appel de 5 minutes avec le manager en difficulté pour recruter. Cette étape doit être réalisée avec soin et doit réunir au moins 3 personnes. Le futur manager, les ressources humaines et le dirigeant de l’entreprise. Cette étape est l’occasion de valider la nécessité de recruter ce profil, d’en définir sa position, les enjeux du poste, les missions et les attentes de chaque membre du management. Il arrive souvent que nous constations au cours d’un recrutement que l’ensemble des personnes qui interviennent durant le processus de recrutement ne soient pas en phase sur les missions du poste, les compétences requises et les missions à réaliser. C’est catastrophique à la fois pour le candidat qui va vite ressentir un manque de cohésion dans le discours mais aussi pour l’entreprise qui n’arrivera pas à prendre une décision efficacement. Nous avons eu ce scénario dernièrement et le client a mis plusieurs mois à se décider car les 3 intervenants n’étaient pas en phase. Une perte de temps et d’énergie pour tout le monde.
Astuce : pour être efficace dans la définition du besoin, vous pouvez aussi faire intervenir une personne qui est déjà sur le même poste pour vous en parler et possiblement un collaborateur de l’entreprise qui sera amené à travailler avec ce futur collègue.
Préparer la communication
Trop souvent résumée à la rédaction de l’annonce, cette étape consiste à préparer la stratégie de communication pour attirer le maximum de talents potentiels. Il y a bien entendu la rédaction de l’annonce mais il va falloir également préparer des visuels pour faire savoir le plus largement que vous recrutez. Souhaitez-vous faire un visuel synthétique à diffuser sur Linkedin ? Devez-vous communiquer sur Instagram, Twitter ou Facebook ? Avez-vous prévu de communiquer à l’intérieur de votre groupe ? Mettez-vous en place des visuels pour avoir de la cooptation ? Souhaitez-vous communiquer via une radio ou la presse quotidienne ? Toutes ces questions doivent trouver une réponse pour que ce recrutement soit efficace. L’ensemble des réponses à ces questions vous aideront à déterminer ce dont vous avez besoin.
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Communiquer
Maintenant que vous avez rédigé l’annonce et préparé les visuels, il va falloir faire savoir que vous recrutez. Afin de drainer le maximum de candidatures, vous allez devoir diffuser vos annonces sur votre site internet, sur les réseaux sociaux et sur les différents sites de recrutements (apec, Pôle emploi, etc.). N’hésitez pas à communiquer à vos collaborateurs que vous recrutez mais aussi à vos partenaires (clients et fournisseurs), c’est une excellente façon de montrer votre bonne santé. Pour la communication et la recherche de candidatures, vous pouvez également faire appel à un cabinet de recrutement.
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Sélectionner
Dès lors que vous aurez reçu les premières candidatures, il va falloir prendre le temps de les étudier pour faire le tri. L’objectif de cette phase est de ne retenir que des candidats en phase avec votre besoin. Le tri ne doit pas être trop sélectif afin, toutefois, d’avoir le choix dans les candidats que vous rencontrerez. Une fois le tri réalisé, vous allez pouvoir faire un appel de pré-qualification vous permettant de confirmer quelques points de bases : localisation visée, salaire souhaité et disponibilité.
Rencontrer
Phase cruciale et symbolique du recrutement, la période d’entretien doit vous permet de rencontrer 3 à 5 candidats potentiels. De la sorte vous aurez un choix assez large à proposer au manager. Cette étape doit permettre de trouver le bon candidat, celui qui a les compétences techniques attendues, le potentiel souhaité et les soft skills requises.
Choisir
Dès lors que tout le monde aura rencontré l’ensemble des candidats il va falloir faire un choix. Pas toujours évidente, cette phase est, généralement, la plus stressante. Chaque personne ayant eu à intervenir durant les entretiens devra donner un feedback le plus sincère possible afin de ne retenir que le bon candidat.
Négocier et gérer l’administratif
Une fois que vous aurez choisi le candidat que vous souhaitez garder, il va falloir lui faire votre proposition. Assurez-vous de lui faire une proposition salariale en adéquation avec ses attentes et de lui exposer clairement l’ensemble des attentes et contraintes du poste. Cette partie est souvent bâclée mais doit être faite avec soin afin de ne pas faire fuir le candidat retenu. Ensuite, vous allez devoir lui faire parvenir une promesse d’embauche, réunir l’ensemble des documents administratifs et lui rédiger son contrat de travail.
Intégrer
Ah l’intégration d’un nouveau collaborateur. Vaste sujet…Personnellement j’ai vu de tout ! J’ai vu la grande société où on vous explique qu’il va falloir attendre 4 à 8 semaines pour avoir votre ordinateur…ben oui, tu comprends on est un groupe international, le stock d’ordinateurs est dur à gérer…J’ai vu aussi l’arrivée bien gérée. Celle ou vos outils vous attendent, ou votre manager a du temps à vous consacrer pour votre première journée, ou on vous présente l’équipe et l’entreprise. Celle aussi ou on vous explique clairement ce qu’on attend de vous, quelle est la situation du poste en ce moment et comment est l’équipe. L’entreprise où on vous laisse le temps de vous immerger dans la culture d’entreprise et ou, après une semaine on fait un point pour obtenir votre premier sentiment et quels sont vos points d’étonnement. Bref, une intégration soignée et qui ne s’arrête pas lorsque vous avez posé vos fesses sur votre siège.
Cette étape permet aussi de mettre en valeur certains collaborateurs de l’équipe au travers de leurs missions ou de leurs réalisations et d’aider le nouveau collaborateur à se faire une place dans l’équipe. Cela permet également de mettre les collaborateurs déjà là en valeur et donc de les fidéliser un peu plus.
Quelle durée pour un processus de recrutement ?
En théorie, un processus de recrutement ne devrait pas excéder 4 semaines. Même si ce n’est pas toujours évident de tenir un tel délai il faut impérativement essayer d’être le plus efficace possible car un recrutement peut vite devenir une mission secondaire et durer des mois. Veillez donc à être le plus efficace possible et à maintenir l’attention du manager pour qu’il avance rapidement avec les candidats en process.
Comment optimiser son processus de recrutement ?
Analyser son processus de recrutement
Pour améliorer votre processus de recrutement il va déjà falloir analyser celui que vous appliquez actuellement. Cela vous permettra probablement de comprendre ce qui ne va pas. Ensuite, décortiquez votre processus étape par étape et assurez-vous de valider que vous respectez bien les fondamentaux évoqués plus haut. Vous pouvez également solliciter des recruteurs extérieurs (cabinets de recrutement, service RH d’une autre entreprise, etc.) pour confronter votre approche avec ce qui se fait ailleurs. Enfin, mettez-vous à la place du candidat et demandez-vous si chaque partie de ce processus vous séduirait (les délais, la présentation, le discours, etc.).
Soigner sa marque employeur
Beaucoup d’entreprises pensent qu’en étant bon dans leur métier, les candidats se bousculeront pour venir chez eux. Grave erreur. Avec un marché de plus en plus tendu, il est capital de soigner sa marque employeur. Et pour commencer, il faudra soigner vos propres salariés. Vos salariés sont vos premiers ambassadeurs et ce sont eux qui pourront être un vrai levier pour séduire de futurs candidats.
Pour tout savoir sur la marque employeur, découvrez notre article sur le sujet 👉 MARQUE EMPLOYEUR
Rédiger des offres d’emploi séduisantes
En 2023, fini la fiche de poste balancée à l’arrache sur le premier site de recrutement qui passe. Prenez le temps de rédiger des offres d’emploi qui donnent envie, qui parle de l’entreprise, du projet, du quotidien. Le candidat doit pouvoir se projeter pour voir ce qu’il peut apporter et ce que votre entreprise peut lui apporter. Votre futur salarié doit savoir ce que vous pouvez lui apporter. Vous pouvez, par exemple, montrer la formation que vous lui dispenserez pour qu’il puisse progresser. Vous pouvez même donner des conseils pour chaque candidature.
Pour une offre d’emploi qui cartonne découvrez notre article 👉 comment rédiger une offre d’emploi.
Multiplier les canaux de diffusion
Bien souvent on se dit qu’on a diffusé l’annonce de recrutement sur le site du Pôle emploi et que les profils vont tomber en pagaille. Mais c’est faux. Pour que cela fonctionne, il va falloir faire savoir que vous avez un poste à pourvoir et qu’il faut postuler sans attendre. Si vous avez plusieurs postes à pourvoir, dites le également. Communiquez sur votre propre site internet. Communiquez sur les réseaux sociaux (Linkedin / Facebook …), vous pouvez même le faire savoir dans les journaux locaux ou auprès du site internet de la mairie. Bref, criez le haut et fort : VOUS RECRUTEZ !!!!!
Simplifiez votre processus de sélection
Même si le sourcing est une période difficile, trop souvent des candidatures sont perdues à cause du délai de réflexion. Alors avant même de vous lancer, identifiez qui va participer au processus de sélection et assurez-vous que ce sera rapide et efficace.
Parlez aux candidats recrutés
Pour savoir ce qui peut être amélioré, prenez le temps de parler avec les candidats recrutés dernièrement et demandez-leur ce qui aurait pu mieux fonctionner. Laissez les parler librement. Écoutez. Questionnez. De la sorte vous entendrez des choses qui ne font peut-être pas plaisir mais qui vous aiderons à améliorer votre processus de recrutement.
Soyez vigilant jusqu’au bout
Jusque-là vous avez été bon. Vous avez tout bien fait et arrive le moment de concrétiser. C’est le moment des formalités administratives qui arrive et tout s’écroule. Faites en sorte que même pour les formalités vous renvoyez une bonne image. Ayez une organisation bien faite et préparer toutes les informations dont vous aurez besoin. Ainsi, pas de dérapage une fois la ligne d’arrivée en vue.
Maintenant vous êtes prêt pour recruter. Il ne reste plus qu’à vous lancer…Et n’oubliez pas que si vous avez besoin d’aide, nous sommes là.
FAQ : Processus de recrutement
Le processus de recrutement désigne l’ensemble des étapes mises en place pour identifier, évaluer, sélectionner et recruter un candidat pour un emploi.
Cela débute donc depuis la définition d’un besoin en recrutement et se termine à la réussite de l’intégration du nouveau salarié.
Il est crucial d’avoir un processus de recrutement structuré pour s’assurer de recruter le bon salarié pour le bon poste.
Cela évite toute dépense de temps ou d’argent et n’écorne par l’image de l’entreprise.
Selon les entreprises ces étapes peuvent varier mais les principales étapes d’un bon processus de recrutement sont :
– Définir le besoin en recrutement
– Rédiger et diffuser l’offre d’emploi
– Sélectionner les candidatures
– Réaliser les entretiens
– Choisir le candidat
– Négocier et faire l’offre d’emploi
– Intégrer le nouveau collaborateur
La durée d’un processus de recrutement peut varier selon les entreprises et la complexité à recruter. Toutefois, une durée comprise entre 3 et 8 semaines et généralement la durée admise. Au-delà c’est qu’il y a un problème et qu’il faut organiser une réunion de discussion pour voir comment débloquer la situation.
Plusieurs points peuvent permettre d’optimiser le processus de recrutement.
En premier lieu, l’utilisation de logiciels évitant les frictions durant le processus. Certains ATS (applicant tracting system) permettent, par exemple, de travailler de façon collaborative sur un projet de recrutement.
La mise en place de points de suivi réguliers pour analyser les résultats et identifier des axes d’amélioration.
Se faire accompagner d’une structure spécialisée telle qu’un cabinet de recrutement.
Plusieurs catégories d’outils peuvent être utiles :
– ATS pour le suivi des candidatures
– Logiciel RH pour gérer l’intégration
– Fiche de fonction et score card pour être sur de bien se décider
Pour que l’expérience candidat soit parfaite, il est crucial de bien déterminer le parcours candidat (qui fait quoi et quand) et de s’assurer que tous les intervenants sachent parfaitement ce qu’ils ont à faire.
Par ailleurs, une communication régulière et sincère permettra de vous assurer que l’expérience candidat est bonne.
Enfin, demander un retour d’expérience aux candidats retenus et non retenus vous permettra d’identifier les problèmes et de leur trouver une solution.
L’onboarding correspond à toute la phase d’intégration de la future recrue. C’est une phase qui commence dès le début du processus de recrutement.
Il est primordial de l’avoir bien en tête pour que la nouvelle recrue n’identifie pas de point de divergence entre les messages annoncés durant la phase de recrutements et sa phase d’onboarding.
Un bon processus de recrutement permettra d’intégrer des personnes motivées et qui connaissent parfaitement l’entreprise et ses valeurs. Ainsi, les nouveaux ont une appréciation très positive de l’entreprise.
En France, il existe de nombreuses aides au recrutement qui dépendent du profil recruté, du type d’entreprise, de la zone géographique, …
On peut noter, entre autres :
– Exonérations de charges sociales,
– Aides à l’embauche pour les jeunes en alternance,
– Contrat de professionnalisation ou d’apprentissage,
– Aide au recrutement d’une personne en situation de chomage,
-…
Jusque-là tout allez bien mais un petit caillou et ça déraille. Le poste est annulé, le candidat commet un impair au dernier moment, le recruteur ne vous a pas convaincu. Bref on arrête tout.
Pour arrêter un processus de recrutement, ne tardez pas. Même si le stress ou l’incertitude est là, plus vous perdrez de temps moi ce sera facile d’annoncer la décision. Alors n’attendez pas. Soyez le plus honnête et transparent possible. Montrez-vous empathique mais ne vous étalez pas. Faite part de votre décision sans faire durer quoi que ce soit. Expliquez que vous êtes contraint de tout stopper, que vous êtes ennuyé mais que la décision est irrévocable. Si vous le pouvez (et que vous le voulez) vous pouvez peut-être donner un coup de pouce au candidat (ou au recruteur) en proposant de le mettre en contact avec quelqu’un d’autre.
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