Acheteur hors production – Fiche métier

Acheteur hors-production : qu’est-ce que c’est ? – Fiche métier

Les entreprises mesurent de plus en plus l’importance de maîtriser leurs achats généraux. En particulier dans le secteur de l’industrie, où l’objectif de réduction des coûts est très présent. Les entreprises veulent « acheter moins, mieux et moins cher ». Ainsi l’acheteur hors production occupe une place de choix dans la stratégie élaborée par l’entreprise qui l’embauche. Ingénieur, commercial, autodidacte, le profil recherché dépend souvent du type d’organisation qui recrute. Les industriels se tourneront plus vers des profils ingénieurs, tandis que les entreprises du secteur tertiaire auront davantage tendance à se diriger vers des profils commerciaux voire autodidactes avec un passé avéré dans le monde du commerce. Rôle, savoir-être, compétences, formations, perspectives d’évolution, salaire, on vous dit tout ! Découvrez la fiche métier d’acheteur hors production, aussi appelé acheteur services (code ROME M1101).

Que veut dire achat hors production ?

Aussi appelés achats indirects ou frais généraux, les achats hors production constituent toutes les dépenses faites par une entreprise dans le but de lui assurer un bon fonctionnement. Ils comprennent :

• Les investissements (hors production) : immobilier, informatique…
• Les prestations de services : location de matériel/d’équipements/de véhicules, frais de transport et de déplacements, entretien des locaux (contrat de maintenance industrielle, entretien, sécurité) et des espaces verts, téléphonie, intérim…
• Les prestations intellectuelles : consulting, expertise comptable, infogérance…
• Les consommables de toute sorte : fournitures administratives, bureautiques, reprographie, outillage…

Quel est le rôle de l’acheteur hors production dans une entreprise ?

L’acheteur hors production travaille sous la direction du responsable achats. Il lui arrive d’être rattaché au responsable du service (service hors production en opposition au service achat production), ou encore du chef d’entreprise.

Il travaille seul ou accompagné d’assistants, souvent des profils en début de carrière dans le métier.

Un contact privilégié pour ses clients internes

Entité à part entière du service achat de l’entreprise, le service des achats hors production est en lien avec tous les autres services de l’entreprise. Il leur permet de réaliser leurs missions quotidiennes le plus efficacement possible grâce à des outils pertinents. En effet, les interlocuteurs privilégiés de l’acheteur hors production sont : marketing, DSI, logistique, services généraux, supply chain, finance/compta, commercial, etc.

Il s’occupe de réaliser des audits auprès de l’ensemble des services de l’entreprise afin d’analyser leurs besoins. Lui permettant ainsi d’établir ce dont ils ont besoin et en quelle quantité. Cela selon la masse salariale, le nombre de sites à approvisionner, l’organisation de l’entreprise et des services et les délais à tenir. En somme, il se demande : Quoi ? Combien ? Pour quand ?
Il arrive également que les services internes de l’entreprise viennent le solliciter d’eux-mêmes.

Il organise des réunions régulières avec chaque direction métier de l’entreprise afin de faciliter la remontée des besoins d’achat.

En lien avec les services financiers, il contrôle le budget alloué à sa ou ses familles d’achat, propose des solutions, des plans d’actions afin de suivre la stratégie globale de l’entreprise et agit dans un objectif constant de réduction des coûts.

Une fois les besoins recueillis, il établit un cahier des charges qui répertorie l’ensemble des produits et services réclamés par les différentes entités de l’entreprise.

Gardien de la rentabilité et faiseur d’économies

Outre le fait d’auditer ses collègues afin de référencer l’ensemble de leurs besoins en matière de frais généraux, il analyse également l’activité et contrôle que les contrats en place aujourd’hui sont rentables et concordent avec les besoins actuels.

L’acheteur hors production a pour rôle également de rationaliser les achats de l’entreprise pour lui permettre d’accroître son chiffre d’affaires. Rationaliser le portefeuille de fournisseurs/prestataires consiste à diminuer la quantité de « petits fournisseurs » au profit d’un distributeur unique. Cette démarche permet de réduire les coûts de gestion et le nombre de commandes émises et de fluidifier la démarche achat.

Pour cela il réalise d’autres audits auprès des services de la société pour mesurer leur taux de satisfaction et accomplit également des études de marché afin de comparer financièrement la prestation dont il bénéficie avec les autres propositions du marché.

L’acheteur hors production, un fin négociateur

Lorsqu’il est en contrat avec un fournisseur mais qu’il souhaite obtenir une meilleure prestation (qualité, coût, délais), il se peut que l’acheteur mette son fournisseur en concurrence avec d’autres afin de le challenger.

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Sourcing des fournisseurs et prestataires

Selon les retours de ses collègues, son analyse financière et ses études de marché, il établit une veille du marché. Il recense l’ensemble des prestataires et fournisseurs susceptibles de proposer un produit ou un service répondant au cahier des charges préalablement établit. On parle alors de sourcing fournisseur.

Puis, selon les procédures propres à sa société, il évalue ces fournisseurs sur la base de certains critères, et notamment : nature de la prestation délivrée, références clients (ceux qui lui font déjà confiance), taille du prestataire, santé financière, bonne compréhension des besoins du client…

Il organise également des appels d’offre (AO) et/ou des enchères inversées afin de sélectionner les fournisseurs ou prestataires adéquats.

Contractualisation de la prestation

Il définit et négocie chacune des clauses du contrat : détails de la prestation, durée du contrat, moyens mis en place par le fournisseur/prestataire, qualité du produit vendu ou du service proposé, mode de communication (fréquence du reporting), valeur ajoutée finale pour l’entreprise…

Il négocie avec les fournisseurs/prestataires le coût global, les délais de paiement, les délais de livraison, la mise en place ou non d’accords-cadres…

Tout ceci en lien avec les services finance, qualité et juridique afin de s’assurer de la conformité des informations communiquées et de la bonne formalisation contractuelle de la prestation.

Une notion de partenariat qui s’établit sur la durée

Une fois le contrat signé, l’acheteur se charge de préparer le terrain pour l’intervention ou l’intégration des prestataires : communication auprès des Directions métier concernées, information sur le respect des règles de sécurité, mise à disposition des moyens nécessaires à la bonne exécution de leur mission, etc.

Il vérifie sur toute la durée du contrat que les engagements contractuels sont bien respectés (fournitures livrées en temps, en nombre et en qualité, prestations effectuées correctement…). Assure, de plus, une gestion optimale des stocks opérationnels en lien avec le service approvisionnement (dont il peut faire partie dans la TPE/PME), anticipe les variations et ruptures de stock par rapport à l’activité.

Il assure également un suivi administratif des contrats (émission des factures et bordereaux nécessaires et suivi des factures notamment).

L’acheteur services évalue la satisfaction des services internes par rapport aux produits commandés ou à la prestation achetés. Il met en place des grilles d’évaluation objectives et des tableaux de bord.

Enfin, il mesure les gains financiers réalisés et les confronte avec la satisfaction des salariés pour contrôler le bon ratio entre les deux facteurs.

Missions complémentaires

L’acheteur hors production peut participer à la mise en place et au déploiement d’outils d’e-sourcing et d’e-procurement dans l’optique d’une dématérialisation des factures et des commandes, d’une facilitation de paiement. Cette digitalisation est un véritable gain de temps pour l’acheteur et un apport de valeur ajoutée réel pour l’entreprise.

Quelles sont les qualités humaines d’un bon acheteur hors production ?

L’acheteur hors production est un intermédiaire clé entre l’entreprise et les fournisseurs. Il doit par conséquent être doté d’un excellent relationnel pour converser avec ses clients et prestataires.

Faisant preuve d’une grande diplomatie tout en restant rigoureux et tenace il arrive à obtenir des tarifs et des délais plus avantageux.

Fin négociateur, il a le sens de l’écoute et du dialogue, l’art de la rhétorique et de l’argumentation, doublé d’une grande confiance en lui pour convaincre ses interlocuteurs.

Son sens aigu de l’analyse et son sen critique, l’aide dans la sélection des meilleurs produits/services et prestataires. Intuitif, il ne prend jamais des décisions sur un coup de tête.

Sa curiosité lui permet d’identifier efficacement les nouvelles opportunités, les nouveaux produits et services du marché qui pourraient être bénéfiques à sa société.

Afin de faire face à certaines négociations longues et mouvementées, l’acheteur hors production se distingue par sa bonne résistance à la pression et au stress.

Son sens de l’organisation et sa méthode l’accompagnent au quotidien pour atteindre les objectifs fixés dans les délais imposés.

Faire preuve d’une bonne capacité de synthèse.

Quelles connaissances et compétences requises pour être un bon acheteur hors production ?

L’acheteur possède une connaissance parfaite du processus d’achat, de son secteur d’activité et des produits de sa famille d’achat.

Doit se documenter quotidiennement sur les tendances du marché en lien avec les produits qu’il recherche au moins d’étude marketing et de marché.

Se tient à jour des évolutions de son environnement de travail, afin de mieux les appréhender et les maîtriser.

Il doit savoir détecter les besoins en service généraux et établir une stratégie achats autour.

Il maîtrise les coûts et des budgets alloués par la direction de l’entreprise sur sa famille d’achat.

Maîtrise les outils informatiques et logiciels de gestion de stocks ou EDI, les systèmes d’échange électronique de données.

Dans la mesure où une grande partie des fournisseurs et prestataires auprès desquels l’acheteur se rapproche (en majeure partie pour une question d’économie), le poste d’acheteur hors production nécessite une bonne maîtrise de l’anglais (écrit + oral) voire d’une troisième langue est généralement demandée. Dans ce cadre, la connaissance des réglementations douanières est également essentielle.

Largement développé ces dernières années le poste d’acheteur hors production requiert de plus en plus de compétences techniques, juridiques et législatives.

Comment devenir acheteur hors production ? Quelles formations requises ?

Plusieurs formations sont possibles pour devenir acheteur.

Niveau Bac+2/Bac+3 du type titulaire d’un BTS Commerce international, BTS MUC, BTS Négociation et relation client ou DUT GEA ou encore d’une licence professionnelle spécialisation achat et logistique, ou licence gestion des achats, complétée par une expérience de 3 à 5 ans en alternance par exemple.

Néanmoins, les recruteurs recherchent de plus en plus des profils qualifiés issus d’écoles de commerce. Les diplômés d’un master universitaire en achat, voire pour certains secteurs très techniques, les sociétés recherchent des profils ingénieurs plaisent également. Parmi les formations proposées, on trouve :

• Diplôme d’école de commerce avec spécialisation achat,
• Diplôme d’école d’ingénieur avec compétence commerciale,
• Master professionnel en commerce ou spécialisation achat.

Les recruteurs sont également intéressés par des profils du type approvisionneur autodidacte dans le secteur des achats avec une certaine sensibilité commerciale et une appétence pour les achats.

Acheteur hors production : quelles évolutions ?

Au cours de sa carrière, l’acheteur hors production peut, en termes de mobilité horizontale, changer de famille d’achat. Il peut également passer sur un poste d’acheteur projets. Après plusieurs années d’expérience, en termes de mobilité verticale, il peut envisager de monter dans la hiérarchie sur un poste de responsable de services achats hors production ou de directeur des achats.

Qui recrute des acheteurs hors production ?

Le métier d’acheteur hors production s’exerce dans des grands groupes, des PME et même dans le secteur public. Également dans le conseil et au sein de sociétés de facility management dans le cadre de l’externalisation des services généraux. Il s’exerce également au siège social sur de l’achat global ou sur un site de production.

Combien gagne un acheteur hors production ?

Le salaire d’un acheteur hors production peut évoluer entre 30k€ et 90k€ de salaire brut annuel. La rémunération fluctue majoritairement en fonction de la taille de l’entreprise, de l’expérience exigée et du niveau de responsabilité de la personne ainsi que du contexte international ou non de l’entreprise.

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