EDI : Définition – Qu’est-ce que c’est ?
L’EDI est l’acronyme de Electronic Data Interchange, traduit de l’anglais par Echange de Données Informatisé, désigne le système qui va permettre à deux partenaires commerciaux d’échanger des informations, des documents par simple transmission entre deux ordinateurs. Un peu comme si vous envoyiez une photo à votre frère ou votre sœur par mail ou même via bluetooth. Sur le principe, ça y ressemble, dans la pratique, c’est tout de même assez différent et surtout plus complexe. Alors pour vraiment comprendre de quoi il s’agit, voici notre définition de ce qu’est un EDI.
EDI : Principe
EDI : Définition
L’EDI peut être défini comme une technique qui permet aux entreprises d’échanger des informations et ce par le biais de documents normalisés échangés automatiquement via un système standardisé qui interconnecte les réseaux informatiques des entreprises qui souhaitent communiquer entre elles. Concrètement l’EDI a été créé afin que les multiples communications entre les parties soient plus rapides et fiables car l’intervention de l’homme est limitée.
Comment ça marche un EDI ?
Plus de simplicité
Vous l’aurez compris, l’EDI permet de remplacer les courriers, mails et fax que les entreprises ont l’habitudes de s’envoyer au quotidien pour s’échanger des informations.
Bien que les mails soient des outils informatiques formidables qui ont permis de moderniser et de faciliter les communications entre les partenaires commerciaux, les documents échangés via ce canal doivent toujours être traités par des personnes.
L’EDI fonctionne différemment. Ainsi, dans son quotidien une entreprise commerciale va émettre des commandes, des avis d’expédition, des factures, etc. Grâce à l’EDI les documents relatifs à ces différentes actions sont générés et traités par les ordinateurs eux-mêmes et télé-transmis aux différents partenaires concernés.
Les différents types de documents échangés
Les principaux documents échangés via EDI sont les bons de commande, les factures et les avis préalables à l’expédition (ASN). Cependant, d’autres types de documents peuvent également se transmettre via ce canal et notamment les bons de chargement, les documents douaniers, les documents de stock, et les documents d’expédition.
Standardisation
Parce que l’Homme n’a plus sa place dans ces démarches administratives, il faut trouver un système standard qui soit commun à tous les systèmes informatiques des entreprises afin d’éviter tout beug. En effet, l’absence de format standard provoquerait des incompréhensions entre le système d’information de l’expéditeur et celui du récepteur. Ainsi, un format standard (qui définit le type et le format de l’information) est nécessaire pour que l’ordinateur soit capable d’analyser et de comprendre les documents qu’il doit traiter.
Il existe plusieurs normes en matière d’EDI avec notamment ANSI, EDIFACT, TRADACOMS et XML. Et il existe en plus pour chaque norme, des versions différentes, par exemple ANSI 5010 ou EDIFACT version D12, Release A.
Ainsi, lorsque deux entreprises décident d’échanger des documents via EDI, elles doivent impérativement au préalablement déterminer la norme et la version de l’EDI qu’elles vont utiliser. Elles peuvent également se servir de traducteurs pour EDI afin de traduire les formats d’EDI. Ces traducteurs permettent que les données soient bien lues et exploitées par les applications internes de chaque partenaire commercial et que le traitement des documents soit lancé automatiquement.
EDI : A quoi ça sert / Quels bénéfices
Afin d’éviter le casse-tête chinois qu’est l’envoi de courriers, fax ou d’emails qui s’entassent sur le bureau ou dans la boite mail, qu’on a du mal à retrouver et qu’on risque de perdre, les entreprises ont recours aux EDI afin de gagner en efficacité.
Gain de temps
La gestion traditionnelle des données qui se traduit par une saisie manuelle de ses données dans les systèmes d’informations propres à chaque entreprise sur toutes les étapes du traitement de la commande, est quelque chose d’extrêmement chronophage. Et lorsque qu’on parle de gérer des centaines voire des milliers de commandes par jour, on comprend que le travail effectué sur base de documents papiers de mails, et de fichiers word ou excel, n’est plus possible ou en tout cas pas suffisant. Par son caractère informatique et surtout standard, l’EDI apparaît comme la solution indispensable pour gagner du temps dans ses process.
Gain d’argent
En plus de permettre aux entreprises de gagner du temps sur le traitement des données, l’EDI leur permet également de gagner de l’argent ou du moins d’en perdre moins. En effet, parce que les procédures sont simplifiées, les erreurs sont moins nombreuses, la vitesse de traitement augmente et par conséquent, le coût alloué à cette tâche baisse fortement. De plus, si l’on gère mieux les procédures administratives, alors on est capable d’en gérer plus.
Amélioration de la qualité et sécurisation de l’information
Moins d’erreurs de saisie, moins de retard de livraison ou de paiement, un langage commun standardisé qui évite les incompréhensions, des données informatisées qui ont moins de risques d’être perdues ou erronées et qui sont facilement accessibles. Tout ceci permet également une meilleure communication, plus rapide entre les partenaires commerciaux permettant ainsi de renforcer les relations entre eux.
Pour qui l’EDI est-il utile ?
L’EDI s’adresse à toutes les entreprises qui cherchent à simplifier et automatiser leurs échanges de données avec leurs partenaires commerciaux. Les entreprises clientes de ce type de solutions sont donc des clients, des fournisseurs, des partenaires (organismes bancaires par exemple). A noter que cette solution ne fonctionne que dans un cadre BtoB, c’est-à-dire inter-entreprises. Elle n’est d’ailleurs utile que dans le cadre de la gestion de gros volumes et permet aux entreprises, qui bénéficient de cette solution, de gagner en compétitivité face à leurs concurrents.
Au sein même de l’entreprise un logiciel EDI est bénéfique pour les services : commercial, production, logistique et financier. Beaucoup utilisés par les ADV ou Administrateurs des ventes dans le cadre du traitement des commandes reçues par les clients.
Qu’est-ce que l’ADV ? Cliquez sur ce lien pour le savoir.
Quelles conditions pour mettre en place un EDI au sein de sa structure
Afin de pouvoir mettre en place un solution EDI et d’espérer pouvoir échanger des données avec d’autre partenaires commerciaux, il faut respecter certaines conditions :
– Disposer de plusieurs partenaires commerciaux. Ainsi, en tant qu’entreprise commerciale sur le commerce inter-entreprise, il vous faudra des clients, des fournisseurs, et des partenaires du type organismes financiers.
– Avoir un ou plusieurs messages normalisés. C’est-à-dire d’information à communiquer aux autres partenaires commerciaux. Les parties définissent ensuite ensemble la nature des documents qui seront échangés électroniquement.
– Avoir un langage informatique ou format d’EDI commun, afin que les messages puissent être échangés de façon optimale. En utilisant un format structuré et assimilable par l’ordinateur qui va traiter l’information.
– Définir un protocole de transmission qui va standardiser les procédures de transmission des messages à travers le réseau de communication et ce en fonction de la nature, du volume, de la fréquence des échanges ainsi que des procédures déterminées avec les partenaires.
– Être doté d’un réseau d’infrastructures et de matériel nécessaire et adapté à l’échange d’information, de logiciels de traduction des données du format propriétaire à un format normalisé et inversement, et de procédures qui permettent la transmission des données avec les partenaires commerciaux et donne accès à leur serveur informatique.
– Signer un accord d’interchange avec les partenaires, qui formalise les moyens et modalités d’échanges : messages transmis, protocoles choisis, types de réseaux utilisés, fréquence des échanges, plan de secours en cas de difficulté, personnes en charge de ces méthodes.
Conclusion
L’EDI est un outil qui aide chaque entreprise dans sa gestion quotidienne et dans sa relation avec ses différents partenaires.
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