Qu’est-ce qu’un SRM (supplier relationship management) ? Définition

SRM pour Supplier Relationship Management, désigne, comme son nom l’indique en français, un logiciel de gestion de la relation avec les fournisseurs. Ainsi il aide les entreprises en lien avec des fournisseurs et des sous-traitants à mieux communiquer avec eux et mieux faire circuler l’information entre les deux parties. En fluidifiant les liens et les transmissions de données les entreprises sont plus efficaces dans l’exercice de leurs activités respectives. Pour en apprendre davantage sur ce qu’est un SRM, voici notre définition.

Qu’est-ce qu’un SRM ?

À l’inverse, du CRM, dans le SRM, l’entreprise est elle-même cliente d’un produit ou d’un service. Ainsi, elle cherche à réaliser des économies dans ses transactions avec ses fournisseurs en optimisant sa relation avec eux. Le SRM lui permet alors d’accéder à des techniques qui l’aident à les trier sur le volet. Un genre d’outils de sourcing.

Gérer sa relation avec ses fournisseurs veut concrètement dire échanger du contenu avec ses différents partenaires. Ce contenu peut être sous forme d’images, d’informations techniques, ou encore de données administratives et financières. C’est un outil précieux pour un approvisionneur. Outil complémentaire d’un ERP ou d’un CRM, on le retrouve parfois sur ces outils au travers de différents modules. Le SRM est un logiciel de gestion d’entreprise que l’on utilise aussi bien dans les petites entreprises que dans les grandes entreprises.

Comment fonctionne un srm ?

Les éditeurs de solutions SRM définissent généralement le processus de gestion de la relation avec les fournisseurs en 6 grandes étapes, soit 6 fonctionnalités qu’ils mettent à disposition de leurs clients.

Etape 1

La « conception collaborative » ou le « design collaboratif » qui permet à l’entreprise de définir son besoin. Cela consiste à intégrer dans le logiciel toutes les informations relatives aux problématiques liées à l’approvisionnement en matières qui doit service à la conception d’un produit fini. Cela revient à se poser les questions : Que dois-je acheter pour fabriquer mon produit de telle sorte que son coût de production soit le plus bas possible ? Quelles caractéristiques mon produit doit-il absolument avoir ? Quel est mon délai de livraison idéal ? Quelles sont les périodes de l’année où ma demande risque d’augmenter ? Collaboratif, car les fournisseurs sont associés à cette étape de conception tout en gardant toujours une vision et un objectif de cout de revient minimal.

Etape 2

La détermination des fournisseurs ou sourcing qui aide les entreprises à sélectionner les fournisseurs les plus pertinents dans la base, suivant les critères précédemment établis. Celle qui sera le meilleur fournisseur pour les produits dont l’entreprise a besoin pour produire. On trie les entreprises les plus adéquats selon les tarifs pratiqués, la capacité de production, les délais de livraison et les garanties en termes de qualité des produits fournis. Cette première sélection permettra ensuite d’établir une shortlist de 3 ou 4 meilleurs fournisseurs qui feront l’objet d’une mise en concurrence.

Etape 3

La sélection finale. Etape crucial, car c’est le moment où l’entreprise choisit son fournisseur définitif. Via un mécanisme d’enchères inversées, où les rôles d’acheteur et de vendeur basculent, les fournisseurs transmettent les documents requis par l’entreprise cliente (demandes de devis, propositions de prix, informations fournisseurs sur sa santé économique et financière de l’entreprise notamment) et se « battent » pour remporter le contrat.

L’outil SRM possède une interface d’appel d’offres autorisant à faire trois types de requêtes (« Request for x » notés RFx), permet aux entreprises clientes de comparer les prestations de chaque fournisseur.

– RFQ (Request For Quotation, ou Demande de devis). L’entreprise fait une demande de prix. Le fournisseur proposant l’offre la plus basse est généralement retenu.

– RFP (Request For Proposal, ou Demande de proposition). L’entreprise fait une demande de proposition commerciale. Chaque fournisseur doit y inclure le prix et des informations sur la société (sa solvabilité, ses capacités de production, l’état de ses stocks, ses délais de livraison, etc.).

– RFI (Request For Information, ou Demande d’information). L’entreprise émet une demande de renseignement pour connaître les produits et services proposés par les fournisseurs, sans nécessairement impliquer « d’enchères ».

A la réception, les informations demandées permettront à l’entreprise cliente d’élire le fournisseur qui répond, avec ses produits et son prix, de la manière la plus adaptée à sa demande.

Etape 4

La négociation, consiste à la formalisation de la relation commerciale qui lie l’entreprise avec son futur partenaire via la signature d’un contrat. Contrat établit sur la base des éléments de sélection de la shortlist.

Etape 5

L’approvisionnement. Cette étape correspond à une ultime négociation entre l’entreprise et son fournisseur qui consiste à établir d’un commun accord les aspects logistiques dans le cadre de la livraison, les modalités de paiement, et la manière de procéder dans l’exécution de la commande.

Etape 6

L’évaluation du fournisseur. Une fois l’entreprise livrée, le process ne s’arrête pas là. En effet, il est  demandé à l’entreprise d’analyser et de noter les performances du fournisseur, la qualité de la prestation de bout en bout. Comment s’est déroulée la livraison ? Peut-on ? Et si oui comment ? Améliorer le process ? Ces indications serviront par exemple à prévoir le degré de risque qu’un fournisseur qui présente telle ou telle particularité donne possiblement lieu à des effets négatifs.

A retenir, que cette analyse de la qualité du processus ne peut se faire que si les deux parties déterminent ensemble des indicateurs pertinents qu’elles retranscrivent dans un tableau de bord.

À quoi sert un SRM ?

Acteurs clés dans le processus supply chain les fournisseurs constituent l’un des piliers de l’avantage concurrentiel d’une entreprise. Il est alors très important de bien connaître et de bien choisir ses fournisseurs et d’entretenir une bonne relation avec eux. Ne surtout pas négliger le sourcing, la négociation des conditions d’exécution des transactions et des délais de paiement, et la communication avec ses fournisseurs.

L’outil SRM est alors un gros système d’information qui facilite la communication et les interactions entre une entreprise et ses fournisseurs de biens et services. Il collecte, répertorie, classe et met à jour en permanence les informations concernant les fournisseurs et partenaires de l’entreprise et aide les entreprises dans la prise de décision et le choix de ses fournisseurs selon ses souhaits et ses contraintes.

Le SRM est également là pour aider une entreprise à améliorer son processus d’approvisionnement avec ses fournisseurs. En effet, grâce aux informations qui circulent et qui se transmettent entre les deux parties l’entreprise peut sélectionner le fournisseur qui fournit une prestation correspondant le mieux à ses attentes, et le fournisseur peut, grâce aux informations transmises par l’entreprise, proposer une prestation au plus proche des attentes du client. Ceci toujours dans un souci de diminution des coûts de production, d’amélioration de la qualité et de diminution du prix du produit final.

Parce qu’une bonne relation avec ses fournisseurs est essentielle pour une entreprise afin d’optimiser au maximum son efficacité opérationnelle, le SRM apparaît comme la solution pour les entreprises qui disposent d’une supply chain bien développée.

Utile pour qui ?

Le SRM est principalement utilisé par les services achat des entreprises. Outils clés qui aident l’entreprise à bien connaître ses fournisseurs, à suivre toutes les étapes de la relation en éliminant au maximum les risques et à faciliter leur fidélisation. Mais son action ne s’arrête pas là.

Les directions générales ont compris que les projets achats impliquent les autres directions de l’entreprise et en particulier la conception produit et les ventes.

Ainsi, les achats travaillent en collaboration avec la conception et les ventes afin d’établir au mieux les prévisions, suivant la demande des clients, l’offre des fournisseurs et les capacités de production de l’entreprise.

Quels sont les différents types de SRM ?

Les supplier relationship management sont des progiciels de gestion pour les entreprises. Plusieurs forment existent et peuvent être utilisées dans les entreprises de type PME/PMI ou grands groupes. On les retrouve parfois dans certains TPE. Ils permettent l’automatisation de certaines tâches liées aux approvisionnements ou à la gestion de la relation client. Il en existe certains qui sont en mode Saas permettant ainsi une maîtrise plus fine des dépenses. Par ailleurs, de plus en plus de solutions informatiées de ce type peuvent être gérées via le cloud.

On espère avoir été le plus clair possible sur ce qu’est un SRM, à quoi il sert et comment il fonctionne.

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